Como planear um dia de trabalho realista quando trabalha por conta própria
Um método prático de planeamento diário para trabalhadores independentes e pequenos empresários. Defina resultados claros, estime a duração das tarefas e deixe margem para imprevistos.
Um bom plano diário responde a duas perguntas. O que vai concluir hoje? Quando terá tempo para o fazer? Se trabalha por conta própria, os pedidos dos clientes, a gestão do negócio, as marcações e as responsabilidades pessoais disputam as mesmas horas.
Este método dá espaço a cada compromisso e ajuda a escolher o que precisa de fazer hoje. Pode aplicá-lo com um caderno e um calendário, ou usar o Juno para trabalhadores independentes e pequenos empresários.
Comece pelo tempo que já está ocupado
Reveja as marcações, as deslocações, o tempo de preparação, as pausas e os compromissos pessoais que têm hora marcada. Conte as horas de trabalho sem incluir o almoço. Se tiver sete horas de trabalho e 90 minutos de marcações, já só restam cinco horas e meia antes de contar o resto.
Tenha também em conta as tarefas de rotina e os imprevistos. Veja como se pode distribuir o tempo num dia.
- Tempo de trabalho sem contar com o almoço — 7 horas.
- Marcações — 90 minutos.
- E-mails e gestão corrente — 60 minutos.
- Pausas e pedidos imprevistos — 60 minutos.
- Tempo que resta para o trabalho a entregar — 3 horas e 30 minutos.
Use estes valores como ponto de partida. Num dia dedicado ao atendimento a clientes, pode precisar de uma margem bastante maior para interrupções. Veja como correram os últimos dias antes de decidir quanto tempo deve guardar.
Escolha o que pode mesmo concluir
Formule cada tarefa de forma a saber quando está concluída. «Marketing» é uma área de trabalho. «Enviar o texto revisto da campanha para aprovação» é um resultado concreto. «Fornecedores» pode passar a «confirmar as quantidades da encomenda com o fornecedor».
Escolha o que importa hoje porque há um prazo concreto, assumiu um compromisso ou decidiu reservar tempo para avançar num assunto. Guarde o resto numa lista que consulte regularmente. Pode manter uma tarefa à vista sem a marcar para hoje.
Se um resultado exigir demasiado trabalho, escolha o próximo passo que pode concluir. Pode escrever o primeiro rascunho de uma proposta num dia e enviar a versão final noutro.
Estime as durações antes de preencher o calendário
Estime quanto tempo precisa para cada tarefa escolhida, contando com a preparação e a revisão. Sempre que possível, use como referência trabalhos anteriores. Quando não souber quanto tempo vai demorar, assinale a incerteza e deixe margem para perceber como corre.
Veja uma forma de ocupar as três horas e meia disponíveis no exemplo.
- Rever e enviar um trabalho a um cliente — 90 minutos.
- Fazer o rascunho da próxima proposta — 75 minutos.
- Preparar a reunião de amanhã com um cliente — 45 minutos.
Distribua as tarefas pelos períodos livres do calendário, tendo em conta quais precisam de tempo sem interrupções. Três intervalos separados de meia hora nem sempre equivalem a 90 minutos seguidos para escrever.
No Juno, as estimativas de duração e o planeamento com o calendário ajudam a comparar as tarefas com o tempo disponível. O ritual da manhã ajuda a rever a lista e a escolher o trabalho do dia.
Decida como tratar os novos pedidos
Chega um pedido urgente que exige 45 minutos. Confirme o que tem de ser feito hoje e o que pode esperar. Se tiver de tratar do pedido, use o tempo que deixou de reserva ou adie outra tarefa. Se nenhuma opção for viável, renegocie o compromisso.
Quando acrescenta um pedido sem alterar mais nada, deixa de ver o que terá de sair do plano. Ao revê-lo, pode decidir o que muda. Faça o mesmo quando uma tarefa demora mais do que o previsto, antes de todos os horários se atrasarem.
Se trabalha com vários clientes, veja o método de planeamento para vários clientes. Se recebe pedidos em ferramentas diferentes, consulte o guia para reunir as suas tarefas.
Copie este modelo de planeamento diário
Horas de trabalho de hoje:
Marcações fixas, preparação e deslocações:
Gestão corrente e comunicações:
Pausas e margem para imprevistos:
Tempo disponível para o trabalho a entregar:
Resultado 1 / como saber se está concluído / estimativa / tempo reservado:
Resultado 2 / como saber se está concluído / estimativa / tempo reservado:
Resultado 3, se houver tempo / como saber se está concluído / estimativa / tempo reservado:
O que pode esperar:
O que posso mudar se surgir uma urgência:
Hora do balanço de fim do dia:
Se o dia assim o exigir, escolha menos resultados. Use o modelo para tomar decisões. Pode deixar algumas linhas por preencher.
Faça o balanço do dia e melhore as próximas estimativas
Reveja o trabalho concluído, anote o próximo passo das tarefas por terminar e decida quando vai retomá-las. Compare as estimativas com o trabalho que fez. Se ultrapassa muitas vezes o tempo previsto, pode precisar de reduzir o âmbito das tarefas ou de dar mais espaço à gestão corrente.
O ritual de fim do dia do Juno ajuda a fazer este balanço. Pode continuar a trabalhar nas suas tarefas sem ligação. As integrações e a atualização do calendário precisam de internet. Consulte Utilização no telemóvel e offline.
Devo planear cada minuto?
Reserve tempo para os compromissos e para o trabalho importante, deixando margem para o que acontecer ao longo do dia. Um horário muito apertado é difícil de cumprir quando os clientes podem interrompê-lo.
E se concluir menos do que tinha planeado?
Procure a causa. A estimativa foi curta? Houve uma interrupção? Estava à espera de alguma coisa ou escolheu demasiadas tarefas? Ajuste o plano de amanhã antes de decidir o que adiar.