Como gerir vários clientes sem sobrecarregar o dia
Planeie o trabalho de vários clientes com próximas ações claras, estimativas realistas e tempo no calendário. Quando os prazos coincidirem, decida o que vai mudar.
Quando trabalha para vários clientes na mesma semana, manter listas separadas por projeto é só o início. Também precisa de decidir como encaixar os compromissos de todos no mesmo dia, juntamente com as vendas, a gestão corrente e a vida pessoal.
Este método ajuda a manter os compromissos à vista, a reservar tempo para as entregas e a detetar conflitos antes de ter de trabalhar até tarde. É adequado a consultores, designers, programadores, profissionais de marketing e outros trabalhadores independentes.
Organize o trabalho por cliente e depois planeie o conjunto
Identifique o cliente de cada tarefa para encontrar facilmente o trabalho e a informação associada. No Juno, pode usar contextos e etiquetas para organizar responsabilidades. Por exemplo, use um contexto «Trabalho» com uma etiqueta por cliente e outras para a gestão e o desenvolvimento do seu negócio. Se lhe der jeito, mantenha as tarefas pessoais num contexto separado.
Depois, reveja o dia tendo em conta todas estas áreas. A lista de um cliente não mostra se outro já ocupou o tempo disponível. O calendário e o plano diário precisam de mostrar o volume total de trabalho.
Continue a usar a ferramenta de projetos partilhada com o cliente para coordenar o trabalho da equipa. Traga para o seu plano as tarefas que escolher de serviços compatíveis. Consulte o Juno para trabalhadores independentes e o guia para reunir tarefas de várias aplicações.
Registe em separado o compromisso e a próxima ação
Para cada compromisso em curso, confirme o que prometeu, quando tem de o entregar, de que precisa de outras pessoas e o que pode fazer a seguir. «Acabar o site» é demasiado vago para comparar com «enviar a proposta hoje». Divida o trabalho maior em tarefas que consiga concluir.
Se espera uma aprovação, pode voltar a pedir resposta ou trabalhar numa parte do projeto que não dependa dela. Defina um lembrete para pedir resposta e reserve o tempo de execução quando puder avançar.
Compare os prazos com o tempo de que dispõe
Antes de escolher as tarefas de hoje, desconte das horas de trabalho as marcações, os contactos de rotina, as pausas e uma margem para imprevistos. Estime a duração das próximas ações que restam.
Reveja rapidamente os compromissos antes de reservar tempo.
| Compromisso | Próxima ação | Dependência | Decisão de planeamento |
|---|---|---|---|
| Rascunho revisto para o cliente A | Rever e enviar | Comentários aprovados | Reservar tempo para trabalhar antes da revisão de amanhã |
| Proposta para o cliente B | Confirmar o âmbito | Resposta do cliente | Pedir resposta e deixar flexível o tempo de redação |
| Revisão com o cliente C | Ler os materiais e preparar perguntas | Materiais recebidos | Estimar o tempo de preparação antes de aceitar a reunião |
Uma tarefa em espera e um trabalho que pode começar já precisam de períodos diferentes no calendário. Mantenha a data prometida à vista enquanto escolhe o próximo passo que pode dar.
Use o modelo de planeamento diário para calcular o tempo disponível. Para entregas maiores, confirme também os dias seguintes para garantir que há tempo para trabalhar antes do prazo.
Agrupe tarefas compatíveis e mantenha os prazos à vista
Junte tarefas quando isso evitar repetir a preparação. Por exemplo, trate das respostas dos clientes em conjunto, prepare as notas das reuniões num só período ou reserve uma hora para a faturação. Guarde períodos mais longos para o trabalho que exige continuidade.
Uma confirmação de dois minutos e uma análise de duas horas têm necessidades diferentes, mesmo que sejam para o mesmo cliente. Se prometeu responder, cumpra o prazo mesmo que o próximo período de gestão corrente seja só na semana seguinte.
No Juno, o planeamento com o calendário e as estimativas de duração ajudam a encaixar estas tarefas entre as marcações que já tem.
Quando um cliente pedir mais, decida o que vai mudar
Se o cliente A pedir mais uma hora de trabalho hoje, esclareça o âmbito e confirme se tem mesmo de o fazer hoje. Pode usar a margem que guardou, mudar outra tarefa flexível ou combinar uma entrega mais tarde.
Se mudar a tarefa afetar um compromisso, avise o cliente em causa e combine a alteração. Mudar a ordem do seu plano pessoal não comunica um novo prazo a ninguém.
Escreva uma próxima ação concreta. «Confirmar a nova data de entrega» indica o que tem de fazer. «Tratar do cliente B» deixa a decisão para mais tarde.
Reserve tempo para o seu próprio negócio
As entregas aos clientes podem tirar espaço às propostas, aos contactos de seguimento, à contabilidade e ao desenvolvimento do negócio. Crie tarefas concretas para esse trabalho e reserve-lhes tempo no calendário. Inclua os compromissos pessoais no cálculo do tempo disponível, mesmo que os mantenha noutro contexto.
Quem gere uma empresa pode adaptar este método e agrupar tarefas por responsabilidade, como apoio ao cliente, fornecedores e operações. Consulte o método de planeamento para pequenos empresários.
Reveja o que mudou antes de terminar o dia
Confirme que compromissos cumpriu, que tarefas precisam de outro passo e que aprovações ou respostas faltam. Volte a planear o trabalho por concluir segundo o tempo disponível e escolha o que deve mesmo passar para amanhã.
O ritual de fim do dia do Juno ajuda a fazer este balanço. Se trabalha sobretudo em campanhas, consulte o guia de planeamento para profissionais de marketing independentes.
Para quantos clientes devo trabalhar por dia?
Depende dos prazos, do tempo sem interrupções e do esforço de passar de um projeto para outro. Em certos dias basta concluir uma entrega importante. Noutros, pode fazer vários contactos rápidos de seguimento.