Como organizar tarefas entre o e-mail, o calendário e as ferramentas dos clientes

Chega um pedido por e-mail. Um cliente atribui-lhe uma tarefa no Asana. O lembrete para voltar a contactar alguém está no Todoist, e a reunião que afeta os três assuntos está no calendário. Cada ferramenta tem uma parte da informação. Para decidir o que fazer a seguir, tem de as consultar todas outra vez.

A ideia é ter um lugar de confiança onde decidir a que dedicar o seu tempo. Os clientes e colaboradores podem manter as suas ferramentas enquanto prepara o seu plano de trabalho diário.

Separe as informações que recebe dos compromissos que assume

Na caixa de entrada chegam mensagens e atualizações. No plano fica o trabalho que decidiu fazer. Se transformar tudo o que recebe em tarefas, as notificações dos outros acabam por definir as suas prioridades.

Veja se cada elemento pede:

• Uma resposta rápida ou ser arquivado.
• Uma tarefa concreta que exige tempo.
• Uma revisão mais tarde, por ainda ser cedo ou não ser urgente.
• Nenhuma ação da sua parte.

Deixe a conversa e as informações partilhadas sobre o projeto na ferramenta de origem. No plano diário, registe a próxima ação e o tempo que lhe quer dedicar.

Identifique por onde chega o trabalho

Liste as contas de e-mail, os calendários e as ferramentas de tarefas que lhe trazem trabalho regularmente. Comece pelas que consulta nos dias de trabalho. Para organizar o dia de amanhã, pode começar com as ferramentas que já usa.

O Juno permite ligar serviços como Gmail, Outlook, Asana e Todoist. As ações disponíveis dependem do fornecedor. Consulte a visão geral das integrações para perceber o que se adapta à sua forma de trabalhar. Se não houver uma integração adequada, registe a próxima ação manualmente e inclua uma referência ao elemento original.

Os eventos do calendário já têm tempo reservado. Os e-mails e as tarefas externas podem trazer mais trabalho. Inclua ambos no mesmo plano, tendo em conta o que já tem hora marcada.

Transforme um pedido num passo que pode concluir

Imagine que um cliente lhe escreve a perguntar se pode ver as alterações à página antes da chamada. Ler a mensagem é só o primeiro passo. Uma tarefa concreta seria «rever a página e enviar três recomendações», com uma estimativa de 45 minutos antes da chamada.

No Juno, pode seguir estes passos.

1. Abra o e-mail ou a tarefa externa na vista do serviço ligado.
2. Veja os detalhes e decida se precisa de dedicar tempo a esse elemento.
3. Adicione-o ao plano como tarefa associada. Se a integração o permitir, arraste-o para o plano do dia.
4. Escreva a próxima ação de forma clara e estime a sua duração.
5. Confirme que a tarefa cabe entre os compromissos do calendário.

O guia da caixa de entrada e das integrações explica as opções. Alguns serviços também permitem responder, arquivar ou atualizar o estado. Confirme as ações disponíveis na vista de cada serviço ligado.

Planeie uma só ação por compromisso

O mesmo pedido pode aparecer num e-mail, numa ferramenta de gestão de projetos e nas notas de uma reunião. Antes de criar outra tarefa, veja se já registou o próximo passo. Se for útil, reúna as referências.

Planear o seu trabalho e atualizar a ferramenta partilhada são operações diferentes. Quando um cliente espera uma atualização de estado na ferramenta de projetos dele, confirme que a atualização aparece lá. Associar uma tarefa não garante a sincronização automática de todos os campos e ações.

Escolha quando consultar as ferramentas

Defina os momentos de consulta de acordo com os prazos de resposta que tem de cumprir com os clientes. Por exemplo, pode consultar as ferramentas antes de planear o dia, depois de um período de concentração e antes de terminar o trabalho. Se precisar de responder mais depressa, consulte-as com mais frequência e reserve tempo para isso.

Assim, evita voltar repetidamente às ferramentas por receio de não ter registado um compromisso. Mantenha as tarefas visíveis, use etiquetas para clientes ou responsabilidades e reveja a lista de tarefas pendentes quando estiver a planear.

Use o método para planear um dia de trabalho realista para reservar tempo para as tarefas que registou. O guia para trabalhar com vários clientes explica como lidar com prazos que coincidem. O método para trabalhadores independentes de marketing aplica a ideia a campanhas e aprovações.

Aceda ao plano mesmo fora do escritório

Pode aceder ao seu plano no Juno na web, no iOS e no Android. Pode consultar e editar as tarefas sem ligação. As alterações são sincronizadas quando voltar a ligar-se. É preciso internet para receber novos e-mails, atualizar o calendário e iniciar sessão pela primeira vez. Os eventos guardados correspondem à última sincronização bem-sucedida.

Consulte o guia de utilização offline para saber quais os dados disponíveis sem ligação.

Os meus clientes também têm de usar o Juno?

Pode planear o seu trabalho enquanto os clientes continuam a usar as ferramentas habituais. Ligue as contas compatíveis a que tem acesso e organize os seus próprios compromissos.

Tudo o que chega tem de ficar no plano de hoje?

Registe os compromissos para os poder encontrar mais tarde. Depois, escolha as tarefas de hoje conforme as prioridades e o tempo disponível.

Organize o seu próximo dia de trabalho no Juno. Se gere o negócio no seu conjunto, conheça o planeamento para pequenos empresários.