दिन पर ज़्यादा बोझ डाले बिना कई क्लाइंट का काम कैसे सँभालें
कई क्लाइंट के लिए अगला कदम तय करें, समय का सही अंदाज़ा लगाएँ और कैलेंडर में जगह बनाएँ। समय-सीमाएँ टकराएँ तो सोच-समझकर तय करें कि कौन सा काम खिसकाना है।
जब एक ही हफ़्ते में कई क्लाइंट के लिए काम करते हैं, तो अलग-अलग प्रोजेक्ट की सूची बनाना बस शुरुआत है। आपको यह भी तय करना है कि उनके काम, बिक्री, रोज़ के प्रशासनिक काम और निजी ज़िम्मेदारियाँ एक ही दिन में कैसे आएँगी।
इस तरीके से वादे सामने रहते हैं, काम पूरा करके भेजने के लिए समय मिलता है और समय-सीमाओं का टकराव देर रात तक काम करने से पहले दिख जाता है। कंसल्टेंट, डिज़ाइनर, डेवलपर, मार्केटर और दूसरे स्वतंत्र पेशेवर इसे अपना सकते हैं।
हर क्लाइंट का काम अलग पहचानें, फिर सबकी योजना साथ बनाएँ
काम को क्लाइंट के हिसाब से पहचान दें, ताकि संबंधित टास्क और जानकारी आसानी से मिलें। Juno में संदर्भ और टैग ज़िम्मेदारियाँ व्यवस्थित करने में मदद करते हैं। उदाहरण के लिए, काम के लिए एक संदर्भ रखें, हर क्लाइंट को अलग टैग दें और अपना व्यवसाय चलाने व बढ़ाने के कामों के लिए भी टैग बनाएँ। सुविधाजनक लगे, तो निजी काम अलग संदर्भ में रखें।
फिर सबको साथ रखकर आज का दिन देखें। एक क्लाइंट की सूची यह नहीं दिखाती कि किसी और क्लाइंट के काम में आपका सारा समय पहले ही लग चुका है। कैलेंडर और दिन की योजना में कुल काम दिखना चाहिए।
टीम के साथ तालमेल के लिए क्लाइंट का साझा प्रोजेक्ट टूल इस्तेमाल करें। समर्थित स्रोतों से चुने हुए काम अपनी योजना में लाएँ। फ़्रीलांसरों के लिए Juno और अलग-अलग ऐप के काम सँभालने की गाइड देखें।
वादा और अगला कदम अलग-अलग लिखें
हर चालू ज़िम्मेदारी के लिए लिखें कि आपने क्या देने का वादा किया है, कब तक देना है, किसी और से क्या चाहिए और अब आप क्या कर सकते हैं। “वेबसाइट पूरी करना” इतना बड़ा काम है कि उसकी तुलना “आज प्रस्ताव भेजना” से नहीं कर सकते। बड़े काम को ऐसे हिस्सों में बाँटें जिन्हें पूरा किया जा सके।
मंज़ूरी का इंतज़ार है, तो अगला कदम याद दिलाना या प्रोजेक्ट के किसी स्वतंत्र हिस्से पर काम करना हो सकता है। जिस काम को शुरू नहीं कर सकते उसके लिए समय आरक्षित करने से पहले, जवाब माँगने का रिमाइंडर रखें।
समय-सीमाओं की तुलना उपलब्ध समय से करें
आज के काम चुनने से पहले काम के घंटों में से मुलाक़ातें, रोज़ की बातचीत, ब्रेक और अचानक आने वाले काम के लिए अलग रखा समय घटाएँ। फिर बाकी अगले कदमों की अवधि का अनुमान लगाएँ।
समय तय करने से पहले अपनी ज़िम्मेदारियों को एक बार देखें।
| ज़िम्मेदारी | अगला कदम | किस पर निर्भर है | योजना |
|---|---|---|---|
| क्लाइंट A का संशोधित मसौदा | संशोधन करके भेजना | मंज़ूर की गई टिप्पणियाँ | कल की समीक्षा से पहले काम के लिए समय रखना |
| क्लाइंट B का प्रस्ताव | काम के दायरे की पुष्टि करना | क्लाइंट का जवाब | याद दिलाना और मसौदा लिखने का समय बाद के लिए खुला रखना |
| क्लाइंट C के साथ समीक्षा | सामग्री पढ़ना और सवाल तैयार करना | सामग्री मिल चुकी है | मीटिंग के लिए हाँ कहने से पहले तैयारी का समय आँकना |
इंतज़ार वाले काम और अभी शुरू हो सकने वाले काम के लिए कैलेंडर में अलग तरह का समय रखें। वादे की तारीख सामने रखें और ऐसा अगला कदम चुनें जिसे आप अभी ले सकते हैं।
उपलब्ध समय निकालने के लिए दिन की योजना का टेम्पलेट इस्तेमाल करें। बड़ा काम हो, तो आने वाले दिन भी देखें, ताकि समय-सीमा से पहले उसे पूरा करने के लिए समय रखा जा सके।
मिलते-जुलते काम साथ करें और समय-सीमाएँ सामने रखें
जहाँ बार-बार की तैयारी बच सके, वहाँ कामों को एक साथ करें। उदाहरण के लिए, क्लाइंट के जवाब एक साथ देखें, मीटिंग के नोट एक ही समय खंड में तैयार करें या बिल से जुड़े काम का समय तय करें। बिना रुकावट वाले काम के लिए लंबे समय खंड रखें।
एक ही क्लाइंट का टैग होने भर से कामों को एक साथ न रखें। दो मिनट की पुष्टि और दो घंटे के विश्लेषण की ज़रूरतें अलग हैं। इसी तरह, जिस जवाब का वादा किया है, उसे अगले हफ़्ते के प्रशासनिक कामों तक न टालें।
Juno में कैलेंडर के साथ योजना और अनुमानित अवधि की मदद से पहले से तय मुलाक़ातों के बीच इन कामों को जगह दें।
क्लाइंट ज़्यादा काम माँगे तो तय करें कि क्या बदलना है
अगर क्लाइंट A आज एक घंटे का अतिरिक्त काम माँगता है, तो उसका दायरा तय करें और देखें कि क्या सच में आज ही करना है। फिर अलग रखा समय इस्तेमाल करें, किसी दूसरे लचीले काम को खिसकाएँ या बाद की डिलीवरी पर सहमति बनाएँ।
काम खिसकाने से कोई वादा बदलता है, तो उस क्लाइंट को बताएँ और नई तारीख तय करें। निजी योजना का क्रम बदलने से किसी और को नई समय-सीमा पता नहीं चलती।
अगला कदम साफ़ लिखें। “नई डिलीवरी की तारीख की पुष्टि करना” से काम पता चलता है। “क्लाइंट B का काम देखना” लिखने पर बाद में फिर तय करना पड़ेगा कि क्या करें।
अपने व्यवसाय के लिए भी समय रखें
क्लाइंट के लिए काम पूरा करने के बीच प्रस्ताव, फ़ॉलो-अप, हिसाब-किताब और व्यवसाय बढ़ाने के काम पीछे छूट सकते हैं। उनके लिए ठोस काम लिखें और कैलेंडर में समय रखें। निजी ज़िम्मेदारियाँ अलग संदर्भ में हों, तो भी उपलब्ध समय के हिसाब में उन्हें शामिल करें।
व्यवसाय के मालिक ग्राहक सेवा, सप्लायर और रोज़ के संचालन जैसी ज़िम्मेदारियों के हिसाब से काम बाँटकर यह तरीका अपना सकते हैं। छोटे व्यवसाय के मालिकों के लिए योजना देखें।
दिन खत्म करने से पहले देखें कि क्या बदला
देखें कि कौन से वादे पूरे हुए, किन कामों का अगला कदम बाकी है और किस मंज़ूरी या जवाब का इंतज़ार है। बचे कामों की योजना उपलब्ध समय के हिसाब से फिर बनाएँ। हर काम अपने आप कल पर न डालें।
Juno की दिन समेटने की रूटीन इस समीक्षा के लिए समय देती है। अगर कैंपेन से जुड़े काम ज़्यादा हैं, तो फ़्रीलांस मार्केटिंग की योजना बनाने की गाइड देखें।
हर दिन कितने क्लाइंट के लिए काम करना चाहिए?
इसकी कोई एक संख्या नहीं है। समय-सीमा, लगातार काम कर पाने का समय और एक काम से दूसरे पर जाने में लगने वाली मेहनत देखकर चुनें। किसी दिन एक बड़ा काम पूरा करना काफ़ी है। किसी दिन कई छोटे फ़ॉलो-अप हो सकते हैं।