अपने काम के लिए व्यावहारिक दिन की योजना कैसे बनाएँ

दिन की अच्छी योजना दो सवालों के जवाब देती है। आज आप क्या पूरा करेंगे? और उसे कब कर पाएँगे? जब आप अपना काम करते हैं, तो क्लाइंट के अनुरोध, व्यवसाय का प्रबंधन, तय मुलाक़ातें और निजी ज़िम्मेदारियाँ, सब एक ही दिन के घंटों में आती हैं।

इस तरीके से हर ज़िम्मेदारी को जगह देते हुए आप तय कर सकते हैं कि कौन से काम आज करने हैं। इसे नोटबुक और कैलेंडर के साथ अपना सकते हैं, या फ़्रीलांसरों के लिए Juno और छोटे व्यवसाय के मालिकों के लिए Juno में इस्तेमाल कर सकते हैं।

उस समय से शुरू करें जो पहले से तय है

मुलाक़ातों, आने-जाने, तैयारी, ब्रेक और पहले से तय निजी ज़िम्मेदारियों को देखें। दोपहर के खाने का समय अलग रखें। सात घंटे के कार्यदिवस में 90 मिनट की मुलाक़ातें हों, तो दूसरे कामों का हिसाब लगाने से पहले ही साढ़े पाँच घंटे बचते हैं।

फिर रोज़ के काम और अचानक आने वाली चीज़ों के लिए समय रखें। एक दिन का उदाहरण देखें।

• दोपहर का खाना छोड़कर काम का समय — 7 घंटे।
• तय मुलाक़ातें — 90 मिनट।
• ईमेल और रोज़ के प्रशासनिक काम — 60 मिनट।
• ब्रेक और अचानक आए अनुरोध — 60 मिनट।
• तय किए गए काम पूरे करने के लिए बचा समय — 3 घंटे 30 मिनट।

इन समयों को शुरुआती उदाहरण मानें। जिस दिन आप ग्राहकों की मदद में लगे हों, उस दिन बीच में आने वाले कामों के लिए ज़्यादा गुंजाइश चाहिए हो सकती है। कितना समय अलग रखना है, यह तय करने से पहले देखें कि आपके पिछले कुछ दिन कैसे बीते।

वही नतीजे चुनें जिन्हें सच में पूरा कर सकते हैं

काम ऐसे लिखें कि साफ़ पता चले कि वह कब पूरा होगा। “मार्केटिंग” ज़िम्मेदारी का एक क्षेत्र है। “मंज़ूरी के लिए कैंपेन का संशोधित टेक्स्ट भेजना” एक साफ़ नतीजा है। “सप्लायर” की जगह लिख सकते हैं “सप्लायर से ऑर्डर की मात्रा की पुष्टि करना”।

आज के लिए वे नतीजे चुनें जिनकी कोई तय समय-सीमा है, जिनका आपने वादा किया है या जिन पर आगे बढ़ने के लिए आपने समय रखने का फ़ैसला किया है। बाकी काम ऐसी सूची में रखें जिसे आप नियमित रूप से देखते हैं। काम सूची में है तो भी उसे आज करना ज़रूरी नहीं है।

अगर किसी नतीजे के लिए आज बहुत ज़्यादा काम करना पड़ेगा, तो अगला ऐसा कदम चुनें जिसे पूरा कर सकें। प्रस्ताव का मसौदा बनाना और उसका अंतिम रूप भेजना अलग-अलग दिनों में हो सकता है।

कैलेंडर भरने से पहले समय का अंदाज़ा लगाएँ

चुने हुए हर काम के लिए तैयारी और समीक्षा सहित ज़रूरी समय का अंदाज़ा लगाएँ। जहाँ हो सके, पहले किए गए काम का समय देखें। अगर किसी काम की अवधि तय करना मुश्किल है, तो उसे लिख लें और समझने के लिए थोड़ा अतिरिक्त समय रखें।

ऊपर के उदाहरण में बचे साढ़े तीन घंटे इस तरह इस्तेमाल कर सकते हैं।

1. क्लाइंट के लिए तैयार काम में सुधार करके उसे भेजना — 90 मिनट।
2. अगले प्रस्ताव का मसौदा लिखना — 75 मिनट।
3. कल ग्राहक के साथ होने वाली मुलाक़ात की तैयारी करना — 45 मिनट।

ये काम कैलेंडर के खाली समय में रखें। ध्यान दें कि किस काम के लिए बिना रुकावट का समय चाहिए। आधे घंटे के तीन अलग-अलग अंतराल हमेशा लगातार 90 मिनट लिखने के बराबर नहीं होते।

Juno में अनुमानित अवधि और कैलेंडर के साथ योजना से देखें कि उपलब्ध समय में कौन से काम हो सकते हैं। सुबह की योजना की रूटीन सूची की समीक्षा करके दिन के काम चुनने में मदद करती है।

नया अनुरोध आए तो तय करें कि क्या बदलना है

कोई ज़रूरी अनुरोध आता है जिसके लिए 45 मिनट चाहिए। देखें कि आज क्या करना है और क्या रुक सकता है। अगर अनुरोध पूरा करना ज़रूरी है, तो अलग रखा समय इस्तेमाल करें या किसी और काम को खिसकाएँ। दोनों संभव न हों, तो जिस काम का वादा किया है, उसके लिए नई समय-सीमा तय करें।

बाकी योजना में बदलाव किए बिना नया अनुरोध जोड़ने पर यह साफ़ नहीं दिखता कि किस काम का समय कम होगा। योजना दोबारा देखने से तय कर सकते हैं कि क्या बदलना है। किसी काम में अनुमान से ज़्यादा समय लगे तो यही तरीका अपनाएँ, ताकि धीरे-धीरे पूरे दिन की योजना न खिसक जाए।

कई क्लाइंट के काम सँभालते हैं, तो कई क्लाइंट के काम की योजना बनाने का तरीका देखें। अलग-अलग टूल में अनुरोध आते हों, तो काम एक जगह लाने की गाइड पढ़ें।

दिन की योजना का यह टेम्पलेट कॉपी करें

आज के काम के घंटे:
तय मुलाक़ातें, तैयारी और आने-जाने का समय:
रोज़ के प्रशासनिक काम और बातचीत:
ब्रेक और अचानक आने वाले काम के लिए समय:
तय काम पूरे करने के लिए बचा समय:

नतीजा 1 / कब पूरा माना जाएगा / अनुमानित अवधि / आरक्षित समय:
नतीजा 2 / कब पूरा माना जाएगा / अनुमानित अवधि / आरक्षित समय:
नतीजा 3, अगर समय हो / कब पूरा माना जाएगा / अनुमानित अवधि / आरक्षित समय:

क्या इंतज़ार कर सकता है:
कोई ज़रूरी काम आए तो क्या खिसका सकते हैं:
दिन के अंत में समीक्षा का समय:

अगर दिन में कम समय है, तो कम नतीजे चुनें। टेम्पलेट का इस्तेमाल फ़ैसले लेने के लिए करें। कुछ पंक्तियाँ खाली छोड़ सकते हैं।

दिन के अंत में समीक्षा करें और अगला अनुमान बेहतर बनाएँ

देखें कि कौन से काम पूरे हुए, अधूरे कामों के अगले कदम लिखें और तय करें कि उन पर कब लौटना है। अपने अंदाज़ों की तुलना असल में लगे समय से करें। अगर बार-बार ज़्यादा समय लग रहा है, तो शायद काम का दायरा घटाना होगा या रोज़ के प्रशासनिक कामों के लिए ज़्यादा समय रखना होगा।

Juno की दिन समेटने की रूटीन इस समीक्षा में मदद करती है। ऑफ़लाइन भी कामों की सूची इस्तेमाल कर सकते हैं। इंटीग्रेशन से नई जानकारी लेने और कैलेंडर रीफ़्रेश करने के लिए इंटरनेट चाहिए। मोबाइल और ऑफ़लाइन इस्तेमाल के बारे में पढ़ें।

क्या हर मिनट की योजना बनानी चाहिए?

तय ज़िम्मेदारियों और ज़रूरी काम के लिए समय रखें, और दिन में अचानक होने वाले बदलावों की गुंजाइश भी रखें। अगर ग्राहक या क्लाइंट बीच में संपर्क कर सकते हैं, तो पूरी तरह भरी समय-सारिणी पर टिके रहना मुश्किल है।

अगर सोचे हुए कामों से कम काम पूरे हों तो क्या करें?

वजह देखें। क्या समय कम आँका था, बीच में कोई और काम आया, किसी चीज़ का इंतज़ार करना पड़ा या आपने बहुत ज़्यादा काम चुन लिए थे? पूरी सूची अगले दिन ले जाने से पहले कल की योजना में बदलाव करें।

Juno में अपनी पहली व्यावहारिक दिन की योजना बनाएँ।