নিজের ব্যবসা বা ফ্রিল্যান্স কাজের জন্য বাস্তবসম্মত দিনের পরিকল্পনা

ভালো দিনের পরিকল্পনায় দুটি প্রশ্নের উত্তর থাকে। আজ কী শেষ করবেন? কাজটা কখন করতে পারবেন? নিজের ব্যবসা বা ফ্রিল্যান্স কাজ করলে ক্লায়েন্টের অনুরোধ, ব্যবসা চালানোর কাজ, অ্যাপয়েন্টমেন্ট ও ব্যক্তিগত দায়িত্ব সবই একই সময়ের মধ্যে সামলাতে হয়।

এই পদ্ধতিতে প্রতিটি দায়িত্বের জন্য জায়গা রাখা যায়, আর আজ কোন কাজগুলো করবেন তা বেছে নেওয়া যায়। নোটবুক আর ক্যালেন্ডারেই পদ্ধতিটি অনুসরণ করতে পারেন, কিংবা ফ্রিল্যান্সারদের জন্য Juno বা ছোট ব্যবসার মালিকদের জন্য Juno ব্যবহার করতে পারেন।

যে সময়টুকু আগেই বরাদ্দ আছে, তা দিয়ে শুরু করুন

অ্যাপয়েন্টমেন্ট, যাতায়াত, প্রস্তুতি, বিরতি এবং নির্দিষ্ট সময়ের ব্যক্তিগত দায়িত্বগুলো দেখুন। দুপুরের খাবারের সময় বাদ দিয়ে কাজের সময় গুনুন। সাত ঘণ্টার কর্মদিবসে ৯০ মিনিট অ্যাপয়েন্টমেন্ট থাকলে বাকি কাজের জন্য সাড়ে পাঁচ ঘণ্টা থাকে, অন্যান্য দায়িত্ব ধরার আগেই।

এরপর নিয়মিত কাজ আর অপ্রত্যাশিত অনুরোধের জন্য সময় রাখুন। একটি দিনের উদাহরণ দেখে নিন।

• দুপুরের খাবার বাদে কাজের সময় — ৭ ঘণ্টা।
• অ্যাপয়েন্টমেন্ট — ৯০ মিনিট।
• ইমেইল ও ব্যবসা চালানোর নিয়মিত কাজ — ৬০ মিনিট।
• বিরতি ও হঠাৎ আসা অনুরোধ — ৬০ মিনিট।
• বেছে নেওয়া কাজ শেষ করে দেওয়ার জন্য বাকি সময় — ৩ ঘণ্টা ৩০ মিনিট।

এই হিসাব দিয়ে শুরু করতে পারেন। সারা দিন গ্রাহকদের সাহায্য করতে হলে হঠাৎ আসা কাজের জন্য অনেক বেশি সময় রাখতে হতে পারে। কতটা সময় হাতে রাখবেন, তা ঠিক করার আগে গত কয়েকটা দিন কেমন কেটেছে দেখুন।

আজ সত্যিই যা শেষ করতে পারবেন, তা বেছে নিন

কাজ এমনভাবে লিখুন, যাতে শেষ হয়েছে কি না বোঝা যায়। “মার্কেটিং” একটা কাজের ক্ষেত্র। “অনুমোদনের জন্য প্রচারের সংশোধিত লেখা পাঠাব” একটা নির্দিষ্ট ফল। “সরবরাহকারী” হয়ে যেতে পারে “সরবরাহকারীর সঙ্গে অর্ডারের পরিমাণ নিশ্চিত করব”।

সময়সীমা, দেওয়া কথা বা কোনো কাজে এগোনোর জন্য আজ যে সময়টা রাখতে চান, তা দেখে ফল বেছে নিন। বাকি কাজ এমন একটা তালিকায় রাখুন যা নিয়মিত দেখবেন। কাজ তালিকায় থাকলেই আজকের জন্য সময় ঠিক করতে হবে না।

একটা ফল পেতে অনেক কাজ বাকি থাকলে, পরের যে ধাপটা শেষ করা যায় সেটা বেছে নিন। প্রস্তাবের খসড়া লেখা আর চূড়ান্ত প্রস্তাব পাঠানো আলাদা দিনে হতে পারে।

ক্যালেন্ডার ভরার আগে সময়ের অনুমান করুন

বেছে নেওয়া প্রতিটি কাজের সময় অনুমান করুন। প্রস্তুতি আর কাজটি যাচাই করার সময়ও ধরুন। সম্ভব হলে আগে করা কাজের সময় দেখে অনুমান করুন। কতক্ষণ লাগবে নিশ্চিত না হলে সেটা লিখে রাখুন, আর বুঝে নেওয়ার জন্য কিছু সময় হাতে রাখুন।

উদাহরণের সাড়ে তিন ঘণ্টা এভাবে ব্যবহার করতে পারেন।

1. ক্লায়েন্টের জন্য তৈরি কাজটি সংশোধন করে পাঠান — ৯০ মিনিট।
2. পরের প্রস্তাবের খসড়া লিখুন — ৭৫ মিনিট।
3. আগামীকালের গ্রাহকের সঙ্গে অ্যাপয়েন্টমেন্টের প্রস্তুতি নিন — ৪৫ মিনিট।

কাজগুলো ক্যালেন্ডারের খালি সময়ে রাখুন। কোন কাজের জন্য একটানা সময় দরকার, সেটাও হিসাব করুন। আধঘণ্টার তিনটি আলাদা ফাঁক সব সময় টানা ৯০ মিনিট লেখার মতো কাজে লাগে না।

Juno-তে সময়ের অনুমান ও ক্যালেন্ডার দেখে পরিকল্পনা ব্যবহার করে দেখুন, কাজের জন্য যত সময় লাগবে ততটা হাতে আছে কি না। সকালের পরিকল্পনার রুটিন তালিকা দেখে দিনের কাজ বেছে নিতে সাহায্য করে।

নতুন অনুরোধ এলে কী করবেন ঠিক করুন

একটা জরুরি অনুরোধ এল, যা করতে ৪৫ মিনিট লাগবে। আজ কী করতেই হবে আর কী অপেক্ষা করতে পারে, দেখে নিন। অনুরোধটি রাখতেই হলে হাতে রাখা সময় ব্যবহার করুন বা অন্য কাজ সরান। দুটোই অসম্ভব হলে যাঁকে কথা দিয়েছেন, তাঁর সঙ্গে সময়টা আবার ঠিক করুন।

অন্য কিছু না বদলে নতুন অনুরোধ যোগ করলে কোন কাজের সময় কমে গেল, তা বোঝা যায় না। পরিকল্পনা আবার সাজালে কী সরাবেন তা বেছে নিতে পারেন। কোনো কাজের সময় অনুমানের চেয়ে বেশি লাগলেও একইভাবে পরিকল্পনা বদলান, যাতে দিনের বাকি কাজগুলোও দেরি হয়ে না যায়।

একাধিক ক্লায়েন্টের কাজ থাকলে একাধিক ক্লায়েন্টের কাজ পরিকল্পনা করার পদ্ধতি দেখুন। আলাদা আলাদা টুল থেকে অনুরোধ এলে কাজগুলো এক জায়গায় আনার নির্দেশিকা অনুসরণ করুন।

দিনের পরিকল্পনার এই ছকটি কপি করুন

আজকের কাজের সময়:
নির্ধারিত অ্যাপয়েন্টমেন্ট, প্রস্তুতি ও যাতায়াত:
নিয়মিত প্রশাসনিক কাজ ও যোগাযোগ:
বিরতি ও হঠাৎ আসা কাজের জন্য রাখা সময়:
কাজ শেষ করে দেওয়ার জন্য বাকি সময়:

ফল ১ / কী হলে শেষ / সময়ের অনুমান / বরাদ্দ সময়:
ফল ২ / কী হলে শেষ / সময়ের অনুমান / বরাদ্দ সময়:
ফল ৩, সময় থাকলে / কী হলে শেষ / সময়ের অনুমান / বরাদ্দ সময়:

কোন কাজ অপেক্ষা করতে পারে:
জরুরি কিছু এলে কোন কাজ সরানো যাবে:
দিনশেষে কাজ পর্যালোচনার সময়:

দিনের সময় কম হলে কম কাজ বেছে নিন। এই ছকটি সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করে। চাইলে কয়েকটি লাইন ফাঁকা রাখুন।

দিন শেষ করার আগে দেখুন, পরের অনুমান কীভাবে ভালো হবে

কোন কাজ শেষ করেছেন দেখে নিন। অসমাপ্ত কাজের পরের ধাপ লিখুন এবং কবে আবার দেখবেন ঠিক করুন। যতটা সময় লাগবে ভেবেছিলেন, কাজ করতে আসলে কতটা সময় লেগেছে তার সঙ্গে তুলনা করুন। প্রায়ই বেশি সময় লাগলে কাজের পরিধি ছোট করতে বা নিয়মিত প্রশাসনিক কাজের জন্য বেশি সময় রাখতে হতে পারে।

Juno-র দিন শেষের রুটিন এই পর্যালোচনায় সাহায্য করে। ইন্টারনেট না থাকলেও কাজের তালিকা ব্যবহার করতে পারেন। ইন্টিগ্রেশন থেকে নতুন তথ্য আনতে বা ক্যালেন্ডার আপডেট করতে সংযোগ দরকার। মোবাইলে ও অফলাইনে ব্যবহার সম্পর্কে পড়ুন।

প্রতিটি মিনিটের জন্য পরিকল্পনা করা দরকার কি?

দায়িত্ব ও গুরুত্বপূর্ণ কাজের জন্য সময় রাখুন, আর দিনের পরিবর্তনের জন্যও একটু সময় খালি রাখুন। গ্রাহক বা ক্লায়েন্ট যে কোনো সময় যোগাযোগ করতে পারলে ঠাসা সময়সূচি মেনে চলা কঠিন।

পরিকল্পনার চেয়ে কম কাজ শেষ হলে কী করব?

কারণটা দেখুন। সময়ের অনুমান কম ছিল, মাঝখানে অন্য কাজ এসেছিল, অন্য কিছুর জন্য অপেক্ষা করতে হয়েছে, নাকি আজকের জন্য বেশি কাজ বেছে নিয়েছিলেন? সব কাজ পরের দিনে সরানোর আগে আগামীকালের পরিকল্পনাটা ঠিক করুন।

Juno-তে দিনের প্রথম বাস্তবসম্মত পরিকল্পনাটি তৈরি করুন।