ইমেইল, ক্যালেন্ডার ও ক্লায়েন্টের অ্যাপের কাজ এক জায়গায় আনার উপায়

ইমেইলে একটা অনুরোধ এল। একজন ক্লায়েন্ট Asana-তে আপনাকে একটা কাজ দিলেন। পরে খোঁজ নেওয়ার জন্য নিজের একটা কাজ Todoist-এ আছে, আর এই তিনটার সঙ্গেই জড়িত মিটিংটা রয়েছে ক্যালেন্ডারে। পুরো ছবিটা পেতে হয় সব টুল মিলিয়ে। তাই পরের কাজটা বেছে নিতে আবার সবগুলো দেখতে হয়।

উদ্দেশ্য হলো এমন একটা নির্ভরযোগ্য জায়গা তৈরি করা, যেখানে ঠিক করবেন কোন কাজে সময় দেবেন। ক্লায়েন্ট ও সহযোগীরা নিজেদের টুল ব্যবহার করতে পারবেন, আর আপনি নিজের দিনের পরিকল্পনা সাজাতে পারবেন।

আসা তথ্য থেকে নিজের দায়িত্ব আলাদা করুন

ইনবক্সে বার্তা ও আপডেট আসে। পরিকল্পনায় থাকে আপনি যে কাজগুলো করার সিদ্ধান্ত নিয়েছেন। যা আসে তা সবই কাজ ধরে নিলে, অন্যদের নোটিফিকেশন আপনার অগ্রাধিকার ঠিক করে দেবে।

প্রতিটি বার্তা বা কাজ দেখে ঠিক করুন, কী দরকার:

• দ্রুত উত্তর দেওয়া বা আর্কাইভ করা।
• সময় দিয়ে করার মতো নির্দিষ্ট কাজ।
• এখনই করার মতো অবস্থায় না থাকলে বা জরুরি না হলে পরে আবার দেখা।
• আপনার তরফ থেকে কিছুই করার দরকার নেই।

আলোচনা ও সবার কাজে লাগে এমন প্রকল্পের তথ্য মূল টুলেই রাখুন। নিজের পরিকল্পনায় লিখুন পরের পদক্ষেপ আর তার জন্য কতটা সময় দিতে চান।

কাজ কোথা থেকে আসে, তার তালিকা করুন

যেসব ইমেইল অ্যাকাউন্ট, ক্যালেন্ডার ও কাজের টুল থেকে নিয়মিত দায়িত্ব আসে, সেগুলো লিখুন। কর্মদিবসে যেগুলো সত্যিই দেখেন, সেগুলো দিয়ে শুরু করুন। আগামীকালের পরিকল্পনা সাজাতে সব টুল সংযুক্ত করার দরকার নেই।

Juno-তে Gmail, Outlook, Asana ও Todoist-এর মতো টুল সংযুক্ত করা যায়। কোন কাজগুলো করতে পারবেন তা পরিষেবা অনুযায়ী বদলায়। নিজের কাজের জন্য ইন্টিগ্রেশনের পরিচিতি দেখুন। কোনো টুলের উপযুক্ত ইন্টিগ্রেশন না থাকলে নিজেই পরের পদক্ষেপটা লিখুন আর মূল বার্তা বা কাজের লিংক কিংবা পরিচয় রাখুন।

ক্যালেন্ডারের ইভেন্টে আগেই সময় বরাদ্দ আছে। ইমেইল ও অন্য টুলের কাজ থেকে নতুন দায়িত্ব আসতে পারে। সবকিছু একই পরিকল্পনায় আনুন, তবে কোনটা আগে থেকেই ঠিক করা আছে তা খেয়াল রাখুন।

অনুরোধকে শেষ করা যায় এমন পরের পদক্ষেপে বদলান

ধরুন, ক্লায়েন্ট ইমেইল করলেন, “আমাদের কলের আগে ল্যান্ডিং পেজে যে বদলগুলো হয়েছে, একবার দেখে দেবেন?” ইমেইল পড়লেই অনুরোধ পূরণ হয় না। কাজটা এভাবে লিখতে পারেন, “ল্যান্ডিং পেজ দেখে তিনটি পরামর্শ পাঠাব।” কলের আগে এর জন্য ৪৫ মিনিট ধরে রাখুন।

Juno-তে এভাবে করুন।

1. সংযুক্ত টুলের ভিউতে ইমেইল বা বাইরের কাজটি খুলুন।
2. বিস্তারিত পড়ে ঠিক করুন, এতে আপনার সময় দেওয়া দরকার কি না।
3. মূল আইটেমের সঙ্গে লিংক করা কাজ হিসেবে পরিকল্পনায় যোগ করুন। টুলটিতে সুবিধা থাকলে দিনের পরিকল্পনায় টেনেও রাখতে পারেন।
4. কী করবেন তা পরিষ্কার করে লিখুন এবং সময়ের অনুমান দিন।
5. দেখুন, ক্যালেন্ডারে আগে থেকে রাখা দায়িত্বের ফাঁকে কাজটি করার সময় আছে কি না।

ইনবক্স ও ইন্টিগ্রেশন নির্দেশিকায় উপলভ্য পদ্ধতিগুলো দেখানো হয়েছে। কিছু সংযুক্ত পরিষেবায় উত্তর দেওয়া, আর্কাইভ করা বা স্ট্যাটাস বদলানোর সুবিধাও আছে। প্রতিটি টুলের ভিউতেই দেখুন কী করা যায়।

একটি দায়িত্বের জন্য একটি পদক্ষেপ রাখুন

একই অনুরোধ ইমেইল, প্রকল্পের টুল ও মিটিংয়ের নোটে থাকতে পারে। নতুন কাজ তৈরির আগে দেখুন, তার জন্য কোনো পদক্ষেপ আগেই লিখেছেন কি না। কাজে লাগলে মূল আইটেমগুলোর লিংক একসঙ্গে রাখুন।

নিজের কাজের পরিকল্পনা করা আর সবার ব্যবহারের মূল টুলে তথ্য বদলানো আলাদা ব্যাপার। ক্লায়েন্ট তাঁর প্রকল্পের টুলে স্ট্যাটাস আপডেট চাইলে দেখুন, তা সেখানে দেখা যাচ্ছে কি না। কোনো কাজ লিংক করলেই সব তথ্য বা পদক্ষেপ নিজে থেকে সিঙ্ক হবে ধরে নেবেন না।

ঠিক করা সময়ে টুলগুলো দেখুন

গ্রাহক বা ক্লায়েন্টকে কত দ্রুত উত্তর দিতে হয়, তা দেখে কখন কোন টুল খুলবেন ঠিক করুন। যেমন পরিকল্পনার আগে, একটানা কাজের পর এবং দিন শেষ করার আগে দেখতে পারেন। দ্রুত উত্তর দিতে হলে আরও ঘন ঘন দেখুন, আর তার জন্য সময় রাখুন।

কোনো দায়িত্ব লেখা হয়েছে কি না, সে সন্দেহে বারবার যেন টুলগুলো খুলতে না হয়। কাজগুলো চোখের সামনে রাখুন, ক্লায়েন্ট বা দায়িত্ব অনুযায়ী ট্যাগ দিন এবং পরিকল্পনার সময় বাকি কাজের তালিকা দেখুন।

লিখে রাখা কাজের সময় ঠিক করতে বাস্তবসম্মত দিনের পরিকল্পনা করার পদ্ধতি অনুসরণ করুন। একই সময়ে একাধিক কাজের সময়সীমা এলে একাধিক ক্লায়েন্টের কাজের নির্দেশিকা দেখুন। প্রচার আর অনুমোদনের কাজের জন্য ফ্রিল্যান্স মার্কেটারদের পরিকল্পনার পদ্ধতি পড়ুন।

ডেস্কের বাইরেও পরিকল্পনা ব্যবহার করুন

ওয়েব, iOS ও Android-এ Juno দিয়ে পরিকল্পনা ব্যবহার করতে পারেন। অফলাইনে কাজ দেখতে ও বদলাতে পারেন। আবার সংযোগ হলে পরিবর্তন সিঙ্ক হয়। নতুন ইমেইল বা ক্যালেন্ডারের আপডেট পেতে ও প্রথমবার সাইন ইন করতে সংযোগ লাগে। ক্যালেন্ডারে সংরক্ষিত ইভেন্ট শেষ সফল সিঙ্কের তথ্য দেখায়।

সংযোগ ছাড়া কোনো পরিষেবার নতুন তথ্য পাবেন ধরে নেওয়ার আগে অফলাইন নির্দেশিকা পড়ুন।

আমার ক্লায়েন্টদেরও কি Juno ব্যবহার করতে হবে?

তাঁরা আগের টুলগুলোই ব্যবহার করতে পারেন। যেসব সমর্থিত অ্যাকাউন্টে আপনার প্রবেশাধিকার আছে, সেগুলো সংযুক্ত করে নিজের দায়িত্বগুলোর পরিকল্পনা করুন।

যা আসে, সবই কি আজকের পরিকল্পনায় রাখতে হবে?

দায়িত্বগুলো লিখে রাখুন, যাতে ভুলে যাওয়ার চিন্তা না থাকে। তারপর অগ্রাধিকার আর হাতে থাকা সময় দেখে আজকের কাজ বেছে নিন।

Juno-তে আগামীকালের কাজ এক জায়গায় সাজান। পুরো ব্যবসা চালালে ছোট ব্যবসার মালিকদের জন্য পরিকল্পনা দেখুন।