দিনের ওপর অতিরিক্ত চাপ না দিয়ে একাধিক ক্লায়েন্টের কাজ সামলানোর উপায়
পরের পদক্ষেপ ঠিক করুন, সময়ের বাস্তবসম্মত অনুমান দিন, ক্যালেন্ডারে জায়গা রাখুন এবং একাধিক সময়সীমা মিলে গেলে কোন কাজ সরাবেন তা বেছে নিন।
কর্মসপ্তাহে একাধিক ক্লায়েন্টের কাজ থাকলে, আলাদা প্রকল্পের তালিকা রাখা কাজের একটা অংশ মাত্র। বিক্রি, ব্যবসার নিয়মিত কাজ আর ব্যক্তিগত দায়িত্বের পাশাপাশি ক্লায়েন্টদের কাজ একই দিনে কীভাবে করবেন, সেটাও ঠিক করতে হয়।
এই পদ্ধতিতে কাকে কী কথা দিয়েছেন তা চোখের সামনে থাকে, কাজ জমা দেওয়ার জন্য সময় রাখা যায় এবং রাত পর্যন্ত কাজ করার আগেই সময়ের সংঘাত ধরা পড়ে। পরামর্শক, ডিজাইনার, ডেভেলপার, মার্কেটার ও অন্য স্বাধীন পেশাজীবীরা এটি ব্যবহার করতে পারেন।
ক্লায়েন্ট অনুযায়ী কাজ রাখুন, তারপর সব মিলিয়ে পরিকল্পনা করুন
কোন কাজ কোন ক্লায়েন্টের, তা লিখে রাখুন, যাতে কাজ ও তার তথ্য সহজে খুঁজে পান। Juno-র প্রসঙ্গ ও ট্যাগ দায়িত্বগুলো সাজাতে সাহায্য করে। যেমন কাজের জন্য একটা প্রসঙ্গ রাখুন, প্রতিটি ক্লায়েন্টের জন্য আলাদা ট্যাগ দিন এবং নিজের ব্যবসা চালানো ও বাড়ানোর কাজেও ট্যাগ দিন। সুবিধা হলে ব্যক্তিগত কাজ আলাদা প্রসঙ্গে রাখুন।
তারপর সব ক্ষেত্র মিলিয়ে আজ কী আছে দেখুন। একটা ক্লায়েন্টের তালিকা দেখে বোঝা যায় না, অন্য ক্লায়েন্টের কাজে আপনার হাতে থাকা সময় শেষ হয়ে গেছে কি না। ক্যালেন্ডার আর দিনের পরিকল্পনায় সব কাজের চাপ একসঙ্গে দেখা দরকার।
দলের সমন্বয়ের জন্য ক্লায়েন্টের শেয়ার করা প্রকল্পের টুল ব্যবহার করুন। সমর্থিত টুল থেকে বাছা কাজগুলো নিজের পরিকল্পনায় আনুন। ফ্রিল্যান্সারদের জন্য Juno আর আলাদা টুলের কাজ এক জায়গায় আনার নির্দেশিকা দেখুন।
কী কথা দিয়েছেন ও পরের পদক্ষেপ কী, আলাদা করে লিখুন
প্রতিটি চলতি দায়িত্বের জন্য লিখে রাখুন, কী দেওয়ার কথা, কবে দিতে হবে, কার কাছ থেকে কী দরকার আর এখন আপনি কী করতে পারেন। “ওয়েবসাইট শেষ করব” কাজটা “আজ প্রস্তাব পাঠাব”-এর মতো নির্দিষ্ট নয়। বড় দায়িত্বটাকে শেষ করা যায় এমন কয়েকটি কাজে ভাগ করুন।
অনুমোদনের অপেক্ষায় থাকলে, পরের পদক্ষেপ হতে পারে আবার খবর নেওয়া বা প্রকল্পের এমন অংশে কাজ করা যা অনুমোদনের ওপর নির্ভর করে না। শুরু করতে পারবেন না এমন কাজের জন্য সময় বরাদ্দ করার আগে খবর নেওয়ার রিমাইন্ডার রাখুন।
হাতে থাকা সময়ের সঙ্গে সময়সীমা মেলান
আজ কী করবেন বাছার আগে কাজের সময় থেকে অ্যাপয়েন্টমেন্ট, নিয়মিত যোগাযোগ, বিরতি আর হঠাৎ আসা কাজের জন্য রাখা সময় বাদ দিন। এরপর যে পদক্ষেপগুলো নেওয়া সম্ভব, সেগুলোর সময় অনুমান করুন।
সময় বরাদ্দের আগে প্রতিটি দায়িত্ব সংক্ষেপে যাচাই করুন।
| দায়িত্ব | পরের পদক্ষেপ | যা দরকার | পরিকল্পনা |
|---|---|---|---|
| ক্লায়েন্ট A-এর সংশোধিত খসড়া | সংশোধন করে পাঠান | অনুমোদিত মন্তব্য | আগামীকালের পর্যালোচনার আগে কাজের সময় রাখুন |
| ক্লায়েন্ট B-এর প্রস্তাব | কাজের পরিধি নিশ্চিত করুন | ক্লায়েন্টের উত্তর | আবার খবর নিন, খসড়া লেখার সময় পরে ঠিক করুন |
| ক্লায়েন্ট C-এর পর্যালোচনা | নথি পড়ে প্রশ্ন তৈরি করুন | নথি পাওয়া গেছে | মিটিংয়ে রাজি হওয়ার আগে প্রস্তুতির সময় অনুমান করুন |
অপেক্ষায় থাকা কাজ ও শুরু করার মতো কাজের জন্য ক্যালেন্ডারে আলাদা ধরনের সময় রাখুন। যে তারিখের কথা দিয়েছেন তা চোখের সামনে রাখুন, আর এখন নেওয়া যায় এমন পদক্ষেপ বেছে নিন।
হাতে থাকা সময় হিসাব করতে দিনের পরিকল্পনার ছক ব্যবহার করুন। বড় কাজের জন্য পরের কয়েক দিনও দেখুন, যাতে জমা দেওয়ার আগেই কাজটা করার সময় থাকে।
একইভাবে করা যায় এমন কাজ একসঙ্গে করুন, সময়সীমাও মনে রাখুন
একই প্রস্তুতি বারবার করতে হলে কাজগুলো একসঙ্গে করুন। যেমন ক্লায়েন্টদের উত্তর একবারে দেখুন, একটানা সময়ে মিটিংয়ের নোট তৈরি করুন বা নির্দিষ্ট সময়ে বিলের হিসাব করুন। যে কাজে টানা মনোযোগ দরকার, তার জন্য দীর্ঘ সময় রাখুন।
শুধু একই ক্লায়েন্টের ট্যাগ আছে বলে কাজ একসঙ্গে করবেন না। দুই মিনিটের নিশ্চিতকরণ আর দুই ঘণ্টার বিশ্লেষণের চাহিদা আলাদা। একইভাবে, উত্তর দেওয়ার কথা থাকলে শুধু আগামী সপ্তাহে প্রশাসনিক কাজের সময় আছে বলে তত দিন অপেক্ষা করবেন না।
Juno-র ক্যালেন্ডার দেখে পরিকল্পনা আর সময়ের অনুমান দিয়ে আগে ঠিক করা কাজের ফাঁকে এগুলোর জন্য সময় বের করতে পারেন।
ক্লায়েন্ট বাড়তি কাজ চাইলে কী সরাবেন, ঠিক করুন
ক্লায়েন্ট A আজ আরও এক ঘণ্টার কাজ চাইলে, আগে কাজের পরিধি আর আজই লাগবে কি না ঠিক করুন। তারপর হাতে রাখা সময় ব্যবহার করুন, সরানো যায় এমন অন্য কাজ সরান বা পরে দেওয়ার দিন ঠিক করুন।
কাজ সরালে দেওয়া কথা বদলে গেলে, সংশ্লিষ্ট ক্লায়েন্টকে জানান আর নতুন সময়ে রাজি হন। নিজের পরিকল্পনায় কাজ সরালেই অন্য কেউ নতুন সময়সীমা জানতে পারেন না।
পরের কাজটা নির্দিষ্ট করে লিখুন। “নতুন জমা দেওয়ার তারিখ নিশ্চিত করব” লিখলে বোঝা যায় কী করতে হবে। “ক্লায়েন্ট B-এর বিষয়টা দেখব” লিখলে পরে আবার সিদ্ধান্ত নিতে হবে।
নিজের ব্যবসার জন্যও সময় রাখুন
ক্লায়েন্টের কাজ দিতে গিয়ে প্রস্তাব, পরে খবর নেওয়া, হিসাব রাখা ও ব্যবসা বাড়ানোর কাজ চাপা পড়তে পারে। সেগুলোর জন্য আলাদা কাজ লিখে ক্যালেন্ডারে সময় রাখুন। ব্যক্তিগত কাজ আলাদা প্রসঙ্গে রাখলেও কতটা সময় আছে হিসাব করার সময় তা ধরুন।
ব্যবসার মালিকেরা গ্রাহকসেবা, সরবরাহকারী ও দৈনন্দিন কার্যক্রমের মতো দায়িত্ব অনুযায়ী কাজ সাজিয়ে পদ্ধতিটা ব্যবহার করতে পারেন। ছোট ব্যবসার মালিকদের পরিকল্পনার পদ্ধতি দেখুন।
দিন শেষ করার আগে কী বদলেছে, দেখুন
কোন কথা রেখেছেন, কোন কাজের পরের ধাপ আছে, আর কোন অনুমোদন বা উত্তরের অপেক্ষায় আছেন, দেখে নিন। অসমাপ্ত কাজ হাতে থাকা সময় অনুযায়ী নতুন করে সাজান। সব কাজ একসঙ্গে আগামীকালে সরাবেন না।
Juno-র দিন শেষের রুটিন এভাবে পর্যালোচনা করার সময় দেয়। প্রচারের কাজ বেশি থাকলে ফ্রিল্যান্স মার্কেটারদের পরিকল্পনার নির্দেশিকা দেখুন।
প্রতিদিন কতজন ক্লায়েন্টের কাজ করব?
সবার জন্য নির্দিষ্ট সংখ্যা নেই। সময়সীমা, টানা কতটা সময় পাবেন আর কাজ বদলাতে কতটা সময় যায়, তা দেখে বেছে নিন। কোনো দিন একটা বড় কাজ দেওয়াই যথেষ্ট। অন্য দিন বেশ কয়েকটি ছোট খোঁজ নেওয়ার কাজ করা যায়।