一日に詰め込みすぎず、複数の取引先の仕事を進める方法
次にすることを決め、無理のない所要時間を見積もって、作業時間を確保しましょう。締め切りが重なったら、どの予定を動かせるかを考えます。
一週間に複数の取引先の仕事があるとき、案件ごとにタスクを整理するのは最初の一歩です。営業、事務作業、仕事以外の用事と合わせて、それぞれの依頼を一日の中でどう進めるかも考える必要があります。
この方法を使うと、約束したことを把握し、納品のための作業時間を確保できます。時間が足りなくなることにも、夜遅くまで働く前に気づけます。コンサルタント、デザイナー、開発者、マーケターなど、独立して働く人に向いています。
取引先ごとに整理してから、すべての仕事をまとめて計画する
タスクと関連情報をすぐに見つけられるよう、どの取引先の仕事か分かるようにしておきます。Juno では、コンテキストとタグで担当する仕事を整理できます。たとえば「仕事」というコンテキストを作り、取引先ごとにタグを付けます。自分の事業の運営や営業にもタグを付けましょう。使いやすければ、私用のタスクは別のコンテキストに分けます。
次に、すべての分野を合わせて今日の予定を確認します。一社分のリストを見ても、別の取引先の仕事ですでに時間が埋まっているかは分かりません。カレンダーと一日の計画で、仕事の総量が見えるようにしましょう。
チーム内の調整には、取引先と共有しているプロジェクト管理ツールを使い続けます。自分の計画には、連携できるツールから必要なタスクを取り込みます。フリーランス向けの Junoと複数のツールのタスクをまとめるガイドも参考にしてください。
約束したことと、次にすることを別々に記録する
進行中の約束ごとに、何を約束したか、締め切りはいつか、誰から何を受け取る必要があるか、自分は次に何ができるかを整理します。「ウェブサイトを完成させる」は範囲が広く、「今日、提案書を送る」とはそのまま比べられません。大きな約束は、完了できる作業に分けます。
承認を待っているなら、返事を確認したり、承認がなくても進められる作業に取りかかったりできます。まだ始められない作業の時間を取る前に、確認のリマインダーを入れておきましょう。
締め切りと実際に使える時間を比べる
今日やることを選ぶ前に、仕事に使える時間から打ち合わせ、日常の連絡、休憩、急な依頼に備える時間を引きます。残った作業について、次の一歩に必要な時間を見積もります。
時間を割り当てる前に、引き受けた仕事を簡単に確認しましょう。
| 約束した仕事 | 次にすること | 前提 | 予定の決め方 |
|---|---|---|---|
| 取引先Aに修正稿を提出 | 修正して送る | コメントが承認済み | 明日のレビュー前に作業時間を取る |
| 取引先Bに提案書を提出 | 作業範囲を確認する | 取引先からの返信 | 返事を確認し、執筆時間は調整できるようにする |
| 取引先Cとのレビュー | 資料を読んで質問を用意する | 資料は受領済み | 会議を引き受ける前に準備時間を見積もる |
返事待ちの作業と、すぐに着手できる納品物では、カレンダーに取っておく時間が異なります。約束した日付を確認できるようにしながら、実際に進められる次の一歩を選びます。
使える時間を計算するには一日の計画用テンプレートを使います。大きな納品物がある場合は、数日先まで確認して、締め切り前に作業する時間を取っておきましょう。
まとめて進められる作業を集め、締め切りも把握する
同じ準備を繰り返さずに済むときは、作業をまとめます。たとえば、取引先からの返信をまとめて確認する、打ち合わせのメモを一度に用意する、請求処理の時間を決めておく、といった方法があります。集中を続けたい作業には、長めの時間を確保します。
同じ取引先のタグが付いていても、2分で済む確認と2時間かかる分析は必要な時間が異なります。また、返信すると約束した用件を、来週の事務作業の時間まで待たせないようにしましょう。
Juno のカレンダーでの計画と所要時間の見積もりを使えば、すでに入っている予定の間にこれらの作業を割り当てられます。
追加の依頼が来たら、何を動かすか決める
取引先Aから今日さらに1時間の作業を頼まれたら、内容を確認し、本当に今日中に必要かを確かめます。そのうえで、余裕として残した時間を使うか、動かせる別のタスクを移すか、納品を後日にできるよう相談します。
タスクを動かすと約束が変わるなら、影響を受ける取引先に伝え、変更に同意してもらいます。自分の計画を並べ替えただけでは、新しい締め切りは相手に伝わりません。
次の作業は具体的に書きます。「変更後の納品日を確認する」なら、すぐに何をすべきか分かります。「取引先Bの件に対応する」では、後で何をするか考え直すことになります。
自分の事業のための時間も確保する
取引先の仕事が立て込むと、提案、連絡、経理、事業を伸ばすための仕事が後回しになりがちです。こうした仕事も具体的なタスクにし、カレンダーに時間を取ります。個人的な予定を別のコンテキストに入れている場合も、使える時間を計算するときは含めましょう。
事業を運営する人は、顧客対応、仕入れ先、日常業務など、担当する仕事ごとにまとめて応用できます。小規模事業者向けの計画方法も参照してください。
一日を終える前に、何が変わったか確認する
守れた約束、次の対応が必要なタスク、承認や返信を待っているものを確認します。終わらなかった作業は、使える時間に合わせて計画し直しましょう。どれを翌日に移すかは、その都度決めます。
Juno の1日の締めくくりで、この振り返りができます。キャンペーンの仕事が多い人は、フリーランスのマーケター向け計画ガイドも参考にしてください。
一日に何社の仕事をすればよいですか？
締め切り、集中して使える時間、仕事を切り替えるときの負担によって変わります。大きな納品物を一つ仕上げるだけで十分な日もあれば、短い確認を何件も済ませられる日もあります。