Como planejar um dia de trabalho realista quando você trabalha por conta própria

Um bom plano diário responde a duas perguntas. O que você vai concluir hoje? Quando vai poder fazer esse trabalho? Para quem trabalha por conta própria, os pedidos dos clientes, a administração do negócio, os compromissos e as responsabilidades pessoais disputam as mesmas horas.

Com este método, você consegue dar espaço para cada compromisso e escolher o que precisa fazer hoje. Dá para usar um caderno e um calendário ou aplicar o método no Juno para freelancers e donos de pequenos negócios.

Comece pelo tempo que já está ocupado

Confira os horários de compromissos, deslocamentos, preparação, pausas e obrigações pessoais com hora marcada. Conte as horas de trabalho sem incluir o almoço. Em um dia de sete horas com 90 minutos de compromissos, você já tem uma hora e meia a menos para as tarefas.

Depois, conte as tarefas de rotina e reserve um tempo para imprevistos. Veja um exemplo de como o dia pode ficar.

• Tempo de trabalho, sem o almoço — 7 horas.
• Compromissos com hora marcada — 90 minutos.
• E-mails e tarefas administrativas de rotina — 60 minutos.
• Pausas e pedidos inesperados — 60 minutos.
• Tempo restante para as entregas escolhidas — 3 horas e 30 minutos.

Use esses tempos como ponto de partida. Em um dia dedicado ao atendimento ao cliente, talvez seja preciso reservar muito mais tempo para interrupções. Observe como foram seus últimos dias antes de escolher a margem.

Escolha o que você consegue concluir

Escreva as tarefas de um jeito que deixe claro quando elas estarão prontas. “Marketing” é uma área de trabalho. “Enviar o texto revisado da campanha para aprovação” descreve um resultado específico. “Fornecedores” pode virar “confirmar com o fornecedor as quantidades do pedido”.

Escolha o que importa hoje porque há um prazo concreto, você assumiu um compromisso ou decidiu proteger um tempo para avançar em algo. Mantenha o restante em uma lista que você revisa regularmente. Você pode deixar uma tarefa visível sem agendá-la para hoje.

Se o resultado for grande demais, escolha o próximo passo que você consegue terminar. Você pode escrever o rascunho de uma proposta em um dia e enviar a versão final em outro.

Faça as estimativas antes de preencher o calendário

Estime a duração de cada tarefa escolhida, incluindo a preparação e a revisão. Use trabalhos anteriores como referência quando possível. Se não souber quanto tempo vai levar, anote a incerteza e deixe uma margem para descobrir.

Este é um jeito de usar as três horas e meia disponíveis no exemplo.

1. Revisar e enviar uma entrega para um cliente — 90 minutos.
2. Escrever o rascunho da próxima proposta — 75 minutos.
3. Preparar o compromisso de amanhã com um cliente — 45 minutos.

Distribua as tarefas nos horários livres do calendário e leve em conta quais delas precisam de um bloco sem interrupções. Três intervalos separados de meia hora nem sempre rendem uma sessão de escrita de 90 minutos.

No Juno, use as estimativas de duração e o planejamento com o calendário para comparar as tarefas com o tempo disponível. O ritual da manhã orienta a revisão e a escolha do trabalho do dia.

Decida o que fazer com os novos pedidos

Chegou um pedido urgente que leva 45 minutos. Confira o que precisa ser feito hoje e o que pode esperar. Se for preciso atender ao pedido, use o tempo que deixou de reserva ou mude outra tarefa de horário. Se nenhuma dessas opções funcionar, renegocie o compromisso.

Quando você encaixa o pedido sem alterar nada, fica difícil enxergar o que vai precisar deixar de lado. Revise o plano para escolher o que vai mudar. Faça o mesmo quando uma tarefa levar mais tempo do que o previsto, antes que todos os horários se atrasem.

Se você atende vários clientes, consulte o método para planejar o trabalho de vários clientes. Se os pedidos chegam por ferramentas diferentes, veja o guia para reunir suas tarefas.

Copie este modelo de planejamento diário

Horas de trabalho hoje:
Compromissos fixos, preparação e deslocamentos:
Administração de rotina e comunicações:
Pausas e margem para imprevistos:
Tempo disponível para as entregas:

Resultado 1 / como saber se está pronto / estimativa / horário reservado:
Resultado 2 / como saber se está pronto / estimativa / horário reservado:
Resultado 3, se houver tempo / como saber se está pronto / estimativa / horário reservado:

O que pode esperar:
O que posso mover se surgir uma urgência:
Horário da revisão no fim do dia:

Escolha menos resultados se o dia pedir. Use o modelo para tomar decisões. Você pode deixar algumas linhas em branco.

Encerre o dia e melhore suas próximas estimativas

Revise o trabalho concluído, anote o próximo passo das tarefas em aberto e decida quando voltar a elas. Compare as estimativas com o trabalho que você realmente fez. Se costuma passar do tempo previsto, talvez seja preciso reduzir o escopo das tarefas ou reservar mais tempo para a administração de rotina.

O ritual de fim do dia do Juno ajuda nessa revisão. Você pode continuar trabalhando nas tarefas sem conexão. As integrações e a atualização do calendário precisam de internet. Consulte Uso no celular e offline.

Preciso planejar cada minuto?

Reserve tempo para compromissos e tarefas importantes e deixe espaço para o que pode acontecer ao longo do dia. Um calendário muito apertado fica difícil de cumprir quando os clientes podem chamar você a qualquer momento.

E se eu concluir menos do que planejei?

Procure o motivo. A estimativa ficou baixa? Houve uma interrupção? Você dependia de algo ou escolheu tarefas demais? Ajuste o plano de amanhã antes de adiar as tarefas pendentes.

Monte seu primeiro plano diário realista no Juno.