Como organizar tarefas entre e-mail, calendário e ferramentas dos clientes

Um pedido chega por e-mail. Um cliente atribui uma tarefa a você no Asana. O lembrete para dar retorno está no Todoist, e a reunião que afeta os três está no calendário. Cada ferramenta guarda parte das informações. Para escolher o que fazer em seguida, você precisa consultar todas de novo.

A ideia é ter um lugar confiável para decidir a que dedicar seu tempo. Seus clientes e colegas podem continuar nas ferramentas deles enquanto você monta seu plano de trabalho diário.

Separe as informações que chegam dos compromissos que você assume

A caixa de entrada recebe mensagens e atualizações. Seu plano reúne o trabalho que você decidiu fazer. Se tudo que chega vira tarefa, as notificações das outras pessoas passam a definir suas prioridades.

Veja se cada item pede:

• Uma resposta rápida ou arquivamento.
• Uma tarefa concreta que exige tempo.
• Uma revisão posterior, porque ainda não está pronto ou não é urgente.
• Nenhuma ação da sua parte.

Deixe a conversa e as informações compartilhadas sobre o projeto na ferramenta de origem. No seu plano diário, anote a próxima ação e o tempo que você quer dedicar a ela.

Descubra por onde o trabalho chega

Liste as contas de e-mail, os calendários e as ferramentas de tarefas que geram compromissos com frequência. Comece pelas que você realmente consulta nos dias de trabalho. Para organizar o dia seguinte, você pode começar com as ferramentas que já usa.

O Juno oferece integrações com serviços como Gmail, Outlook, Asana e Todoist. As ações disponíveis variam conforme o provedor. Consulte a visão geral das integrações para ver o que serve para você. Se não houver uma integração adequada, anote a próxima ação manualmente e inclua uma referência ao item original.

Os eventos do calendário já ocupam tempo. E-mails e tarefas externas podem gerar novos trabalhos. Traga tudo para o mesmo plano, lembrando o que já tem horário marcado.

Transforme o pedido em uma próxima ação que você consegue concluir

Imagine que um cliente mande um e-mail perguntando se você pode verificar as alterações na página antes da ligação. Ler a mensagem é só o primeiro passo. Uma tarefa útil seria “revisar a página e enviar três recomendações”, com uma estimativa de 45 minutos antes da ligação.

No Juno, siga estes passos.

1. Abra o e-mail ou a tarefa externa na tela do serviço conectado.
2. Veja os detalhes e decida se precisa dedicar tempo a esse item.
3. Adicione o item ao plano como uma tarefa vinculada. Se a integração permitir, arraste o item para o plano do dia.
4. Escreva claramente a próxima ação e estime a duração.
5. Confira se a tarefa cabe entre os compromissos do calendário.

O guia da caixa de entrada e das integrações explica as opções. Alguns provedores também permitem responder, arquivar ou atualizar o status. Confira as ações disponíveis na tela de cada serviço conectado.

Mantenha uma ação planejada por compromisso

O mesmo pedido pode aparecer em um e-mail, em uma ferramenta de projetos e nas anotações de uma reunião. Antes de criar outra tarefa, veja se você já anotou o próximo passo. Se ajudar, junte as referências.

Planejar seu trabalho e atualizar a ferramenta compartilhada são coisas diferentes. Quando um cliente espera uma atualização de status na ferramenta de projetos dele, confira se ela aparece lá. Vincular uma tarefa não garante que todos os campos ou ações sejam sincronizados automaticamente.

Escolha quando consultar suas ferramentas

Defina os horários de acordo com os prazos de resposta que precisa cumprir com os clientes. Por exemplo, confira as ferramentas antes de planejar o dia, depois de um bloco de trabalho com foco e antes de encerrar o expediente. Se seu negócio exige respostas mais rápidas, consulte as ferramentas com mais frequência e reserve tempo para isso.

Assim, você evita abrir as ferramentas a toda hora por medo de ter esquecido um compromisso. Deixe as tarefas à vista, use etiquetas para clientes ou responsabilidades e revise a lista de pendências ao planejar.

Siga o método de planejamento diário realista para reservar tempo para as tarefas que anotou. O guia para trabalhar com vários clientes trata de prazos que coincidem. O método para freelancers de marketing aplica a ideia a campanhas e aprovações.

Acesse o plano quando estiver longe da mesa

Você pode acessar seu plano no Juno pela web, no iOS e no Android. Dá para consultar e editar tarefas offline. As alterações sincronizam quando você se conecta de novo. Para receber novos e-mails, atualizar o calendário e fazer o primeiro login, você precisa de internet. Os eventos salvos são os da última sincronização bem-sucedida.

Consulte o guia de uso offline para saber quais dados estarão disponíveis sem conexão.

Meus clientes também precisam usar o Juno?

Você pode planejar seu trabalho no Juno enquanto eles continuam nas ferramentas que já usam. Conecte as contas compatíveis a que você tem acesso e organize seus próprios compromissos.

Tudo que chega precisa entrar no plano de hoje?

Anote os compromissos para saber onde encontrá-los. Depois, escolha o que vai fazer hoje de acordo com suas prioridades e o tempo disponível.

Organize seu próximo dia no Juno. Se você cuida do negócio como um todo, conheça o planejamento para donos de pequenos negócios.