Como gerenciar vários clientes sem sobrecarregar o dia
Planeje o trabalho de vários clientes com próximas ações claras, estimativas realistas e espaço no calendário. Quando os prazos coincidirem, decida o que vai mudar.
Quando você atende vários clientes na mesma semana, manter listas separadas por projeto é só o começo. Também é preciso descobrir como encaixar os compromissos de todos no mesmo dia, junto das vendas, da administração e da sua vida fora do trabalho.
Com este método, você consegue manter os compromissos à vista, reservar tempo para as entregas e perceber conflitos antes de ter que trabalhar até tarde. Ele serve para consultores, designers, desenvolvedores, profissionais de marketing e outros autônomos.
Organize o trabalho por cliente e depois planeje o conjunto
Identifique a qual cliente cada tarefa pertence para encontrar o trabalho e as informações relacionadas. No Juno, contextos e etiquetas ajudam a organizar as responsabilidades. Você pode usar um contexto “Trabalho”, com uma etiqueta por cliente, e também etiquetas para a administração e o desenvolvimento do próprio negócio. Se funcionar para você, mantenha as tarefas pessoais em um contexto separado.
Depois, revise o dia olhando para todas essas áreas. A lista de um cliente não mostra se outro já ocupa todo o seu tempo disponível. Seu calendário e seu plano diário precisam mostrar a carga de trabalho total.
Continue usando a ferramenta de projetos compartilhada pelo cliente para coordenar a equipe. Traga para seu plano as tarefas escolhidas das fontes compatíveis. Confira o Juno para freelancers e o guia para reunir tarefas de vários aplicativos.
Anote o compromisso e a próxima ação separadamente
Para cada compromisso em andamento, saiba o que prometeu, quando precisa entregar, o que depende de outra pessoa e o que você pode fazer agora. “Terminar o site” é amplo demais para comparar com “enviar a proposta hoje”. Divida o trabalho maior em tarefas que você consegue concluir.
Se estiver esperando aprovação, o próximo passo pode ser pedir um retorno ou trabalhar em uma parte do projeto que já pode começar. Crie um lembrete para pedir o retorno e reserve tempo de produção quando for possível avançar.
Compare os prazos com o tempo realmente disponível
Antes de escolher o trabalho de hoje, tire das horas de trabalho os compromissos marcados, as comunicações de rotina, as pausas e uma margem para imprevistos. Depois, estime a duração das próximas ações.
Confira rapidamente os compromissos antes de reservar tempo.
| Compromisso | Próxima ação | Dependência | Decisão de planejamento |
|---|---|---|---|
| Rascunho revisado para o cliente A | Revisar e enviar | Comentários aprovados | Reservar tempo para o trabalho antes da revisão de amanhã |
| Proposta para o cliente B | Confirmar o escopo | Resposta do cliente | Pedir retorno e manter flexível o horário da redação |
| Revisão com o cliente C | Ler os materiais e preparar perguntas | Materiais recebidos | Estimar o tempo de preparação antes de aceitar a reunião |
Uma tarefa em espera e uma entrega que já pode começar precisam de tipos diferentes de horário no calendário. Mantenha a data prometida à vista e escolha a próxima ação que você já consegue realizar.
Use o modelo de planejamento diário para calcular o tempo disponível. Se a entrega for maior, confira também os próximos dias para garantir tempo de trabalho antes do prazo.
Agrupe tarefas compatíveis e fique de olho nos prazos
Junte atividades quando isso poupar preparações repetidas. Por exemplo, processe as respostas dos clientes de uma vez, prepare anotações de reuniões em um só bloco ou reserve um horário para cuidar do faturamento. Proteja períodos mais longos para o trabalho que exige continuidade.
Uma confirmação de dois minutos e uma análise de duas horas têm necessidades diferentes, mesmo quando são para o mesmo cliente. Da mesma forma, se você prometeu responder, mantenha o prazo mesmo que o próximo bloco de administração só seja na semana que vem.
No Juno, o planejamento com o calendário e as estimativas de duração ajudam a encaixar essas tarefas entre os compromissos existentes.
Quando o cliente pedir mais, decida o que vai mudar
Se o cliente A pedir uma hora extra de trabalho hoje, defina o escopo e confirme se precisa mesmo ser feito hoje. Você pode usar uma margem disponível, mover outra tarefa flexível ou combinar uma entrega mais tarde.
Se mover a tarefa mudar um compromisso, avise o cliente afetado e combine a alteração. Reorganizar seu plano pessoal não comunica o novo prazo a ninguém.
Seja específico ao anotar a próxima ação. “Confirmar a nova data de entrega” diz o que fazer. “Cuidar do cliente B” deixa a decisão para depois.
Reserve tempo para o seu próprio negócio
As entregas para clientes podem tomar o espaço das propostas, dos retornos, da contabilidade e do trabalho de desenvolvimento do negócio. Crie tarefas específicas para essas atividades e reserve tempo no calendário. Inclua os compromissos pessoais no cálculo de tempo, mesmo que fiquem em um contexto separado.
Donos de negócios podem adaptar o método agrupando o trabalho por responsabilidades, como atendimento ao cliente, fornecedores e operações. Veja o método de planejamento para donos de pequenos negócios.
Veja o que mudou antes de encerrar o dia
Confira quais compromissos você cumpriu, quais tarefas precisam de outro passo e quais aprovações ou respostas ainda faltam. Replaneje o trabalho pendente de acordo com o tempo disponível e avalie o que deve passar para amanhã.
O ritual de fim do dia do Juno reserva um momento para essa revisão. Se boa parte do seu trabalho envolve campanhas, consulte o guia de planejamento para freelancers de marketing.
Para quantos clientes devo trabalhar por dia?
Depende dos prazos, do tempo que você tem sem interrupções e da dificuldade de trocar de projeto. Em alguns dias, uma entrega grande já basta. Em outros, dá para fazer vários retornos rápidos.