Comment planifier une journée de travail réaliste quand on est à son compte

Un bon plan pour la journée répond à deux questions. Qu’allez-vous terminer aujourd’hui ? Et quand pourrez-vous le faire ? Quand on travaille à son compte, les demandes des clients, la gestion de l’entreprise, les rendez-vous et les obligations personnelles se partagent les mêmes heures.

Cette méthode vous aide à trouver une place pour chaque engagement tout en choisissant les tâches à traiter aujourd’hui. Vous pouvez l’utiliser avec un carnet et un calendrier, ou l’appliquer dans Juno pour les indépendants et les dirigeants de petites entreprises.

Commencez par le temps déjà pris

Passez en revue vos rendez-vous, vos déplacements, la préparation, les pauses et vos engagements personnels à heure fixe. Comptez le temps de travail hors pause déjeuner. Sur une journée de sept heures avec 90 minutes de rendez-vous, il reste cinq heures et demie avant même de compter le reste.

Tenez ensuite compte des tâches courantes et des imprévus. Voici un exemple de journée.

• Temps de travail hors pause déjeuner — 7 heures.
• Rendez-vous — 90 minutes.
• E-mails et gestion courante — 60 minutes.
• Pauses et demandes imprévues — 60 minutes.
• Temps restant pour le travail à livrer — 3 heures 30 minutes.

Ces durées donnent un point de départ. Une journée passée à répondre aux clients peut demander une marge beaucoup plus large. Pour choisir cette marge, regardez comment se sont déroulées vos dernières journées.

Choisissez ce que vous pourrez vraiment terminer

Formulez chaque tâche de façon à savoir quand elle est terminée. « Marketing » désigne un domaine de travail. « Envoyer le texte révisé de la campagne pour validation » décrit un résultat précis. « Fournisseurs » devient « confirmer les quantités de la commande auprès du fournisseur ».

Choisissez les résultats qui comptent aujourd’hui parce qu’il y a une échéance, parce que vous avez donné votre parole ou parce que vous avez décidé de préserver du temps pour avancer. Gardez le reste dans une liste de tâches à revoir régulièrement. Vous pouvez garder une tâche en vue sans la programmer pour aujourd’hui.

Si l’objectif est trop ambitieux, choisissez la prochaine étape que vous pourrez terminer. La première version d’une proposition et l’envoi de la version finale peuvent avoir lieu deux jours différents.

Estimez les durées avant de remplir le calendrier

Pour chaque tâche retenue, estimez le temps de préparation, d’exécution et de relecture. Appuyez-vous sur vos expériences précédentes quand c’est possible. Si la durée est difficile à prévoir, signalez cette incertitude et laissez-vous le temps d’en tirer des enseignements.

Voici comment utiliser les trois heures et demie disponibles dans notre exemple.

1. Réviser et envoyer un livrable à un client — 90 minutes.
2. Rédiger la première version de la prochaine proposition — 75 minutes.
3. Préparer le rendez-vous client du lendemain — 45 minutes.

Placez ces tâches dans les créneaux libres du calendrier en tenant compte de celles qui demandent du temps sans interruption. Trois créneaux séparés d’une demi-heure ne permettent pas toujours de rédiger pendant 90 minutes.

Dans Juno, les estimations de durée et la planification avec le calendrier permettent de comparer le travail prévu au temps disponible. Le rituel du matin vous guide pour passer en revue vos tâches et choisir celles du jour.

Décidez comment traiter les nouvelles demandes

Une demande urgente arrive et nécessite 45 minutes. Vérifiez ce qui doit être fait aujourd’hui et ce qui peut attendre. Si la demande est incontournable, utilisez le temps gardé en réserve ou déplacez une autre tâche. Si ces deux options sont impossibles, renégociez votre engagement.

Si vous ajoutez la demande sans rien changer, vous ne voyez plus à quoi vous devrez renoncer. En revoyant le programme, vous pouvez choisir ce qui bougera. Faites de même lorsqu’une tâche prend plus de temps que prévu pour éviter que toute la journée prenne du retard.

Si vous travaillez pour plusieurs clients, consultez la méthode de planification pour plusieurs clients. Si les demandes arrivent dans différents outils, suivez le guide pour regrouper vos tâches.

Copiez ce modèle de planification quotidienne

Heures de travail aujourd’hui :
Rendez-vous fixes, préparation et déplacements :
Gestion courante et communications :
Pauses et marge pour les imprévus :
Temps restant pour le travail à livrer :

Résultat 1 / critère de fin / durée estimée / créneau :
Résultat 2 / critère de fin / durée estimée / créneau :
Résultat 3, si le temps le permet / critère de fin / durée estimée / créneau :

Ce qui peut attendre :
Ce que je peux déplacer si une urgence survient :
Heure du bilan de fin de journée :

Réduisez le nombre de résultats visés si la journée l’exige. Servez-vous du modèle pour faire vos choix. Vous pouvez laisser des lignes vides.

Faites le bilan pour affiner vos prochaines estimations

Regardez ce que vous avez terminé, notez la prochaine étape pour le reste et décidez quand y revenir. Comparez vos estimations au travail réellement effectué. Si vous dépassez souvent le temps prévu, il est peut-être nécessaire de réduire la portée des tâches ou de réserver plus de temps à la gestion courante.

Le rituel de fin de journée de Juno facilite ce bilan. Vos tâches restent accessibles hors ligne. Les intégrations et l’actualisation du calendrier nécessitent une connexion. Consultez le guide Utilisation sur mobile et hors ligne.

Faut-il planifier chaque minute ?

Réservez du temps pour vos engagements et les tâches importantes, et gardez de la marge pour les imprévus. Un programme trop serré est difficile à tenir quand les clients peuvent vous solliciter en cours de journée.

Que faire si je termine moins de tâches que prévu ?

Identifiez la cause. Était-ce une estimation trop basse, une interruption, une dépendance ou trop de tâches au programme ? Ajustez votre plan du lendemain avant de décider quoi reporter.

Préparez votre premier plan de journée réaliste dans Juno.