Comment gérer plusieurs clients sans surcharger sa journée
Organisez le travail de plusieurs clients en définissant les prochaines actions, en estimant les durées et en réservant des créneaux. Décidez quoi déplacer quand les échéances se chevauchent.
Quand plusieurs clients se partagent votre semaine, tenir des listes de projet distinctes ne suffit pas. Il faut aussi trouver comment faire tenir leurs demandes dans une même journée, avec la prospection, la gestion de votre activité et votre vie personnelle.
Cette méthode permet de garder vos engagements en vue, de réserver du temps pour le travail à livrer et de repérer les conflits avant qu’ils vous obligent à travailler tard. Elle convient aux consultants, designers, développeurs, spécialistes du marketing et autres indépendants.
Organisez le travail par client, puis planifiez l’ensemble
Identifiez le client de chaque tâche pour retrouver facilement le travail et les informations qui vont avec. Dans Juno, les contextes et les étiquettes aident à répartir les responsabilités. Vous pouvez, par exemple, créer un contexte « Travail », avec une étiquette par client, et d’autres étiquettes pour la gestion et le développement de votre activité. Si cela vous convient, placez les tâches personnelles dans un contexte séparé.
Passez ensuite en revue la journée en tenant compte de tous ces domaines. La liste d’un client ne montre pas si un autre client occupe déjà tout votre temps. Faites apparaître la charge cumulée dans votre calendrier et votre plan quotidien.
Utilisez l’outil de projet partagé avec le client pour coordonner l’équipe. Reprenez les tâches utiles des sources compatibles dans votre propre plan. Consultez Juno pour les indépendants et le guide pour regrouper les tâches de plusieurs outils.
Notez séparément l’engagement et la prochaine action
Pour chaque engagement en cours, notez ce que vous avez promis, l’échéance, ce que vous attendez d’autres personnes et ce que vous pouvez faire ensuite. « Terminer le site » est trop large pour être comparé à « envoyer la proposition aujourd’hui ». Découpez le travail en tâches que vous pouvez mener à terme.
Si vous attendez une validation, la prochaine action peut être une relance ou un travail sur une partie indépendante du projet. Prévoyez un rappel pour la relance et réservez du temps de production quand le travail pourra commencer.
Comparez les échéances au temps dont vous disposez
Avant de choisir vos tâches du jour, déduisez des heures de travail les rendez-vous, les échanges habituels, les pauses et la marge pour les imprévus. Estimez la durée des prochaines actions qui restent.
Passez rapidement en revue vos engagements avant de réserver du temps.
| Engagement | Prochaine action | Prérequis | Décision de planification |
|---|---|---|---|
| Version révisée pour le client A | Réviser et envoyer | Retours validés | Réserver un créneau de production avant la revue de demain |
| Proposition pour le client B | Confirmer le périmètre | Réponse du client | Relancer le client et garder une marge pour la rédaction |
| Revue avec le client C | Lire les documents et préparer les questions | Documents reçus | Estimer le temps de préparation avant d’accepter la réunion |
Un dossier en attente et un livrable prêt à être traité demandent des créneaux différents. Gardez l’échéance promise en vue et choisissez la prochaine action que vous pouvez réellement faire.
Calculez le temps disponible à l’aide du modèle de planification quotidienne. Pour un livrable important, vérifiez aussi les jours suivants afin de prévoir le travail avant l’échéance.
Regroupez les tâches compatibles en gardant les échéances en vue
Regroupez les tâches quand cela vous évite de refaire la même préparation. Traitez les réponses des clients ensemble, préparez les notes de réunion dans un même créneau ou fixez un moment pour la facturation. Préservez des plages plus longues pour le travail qui demande de la continuité.
Une confirmation de deux minutes et une analyse de deux heures n’ont pas les mêmes besoins, même si elles concernent le même client. Si vous avez promis de répondre, tenez le délai convenu même si votre prochain créneau administratif est la semaine suivante.
Dans Juno, la planification avec le calendrier et les estimations de durée vous aident à placer ces tâches entre les rendez-vous déjà prévus.
Si un client en demande plus, décidez quoi déplacer
Si le client A vous demande une heure de travail supplémentaire aujourd’hui, précisez le périmètre et vérifiez s’il faut vraiment s’en occuper dans la journée. Vous pourrez ensuite utiliser le temps gardé en réserve, déplacer une tâche flexible ou convenir d’une livraison plus tardive.
Si déplacer la tâche change un engagement, prévenez le client concerné et convenez du changement avec lui. Votre plan personnel est visible par vous seul. Le réorganiser ne communique aucune nouvelle échéance.
Formulez la prochaine action de façon précise. « Confirmer la nouvelle date de livraison » indique clairement quoi faire. Avec « s’occuper du client B », vous devrez encore décider quoi faire plus tard.
Réservez aussi du temps pour votre entreprise
Le travail à livrer aux clients peut prendre le pas sur les propositions, les relances, la comptabilité et le développement de votre activité. Créez des tâches précises pour ce travail et réservez-lui du temps. Incluez vos engagements personnels dans ce calcul, même si vous les gérez dans un contexte séparé.
Les dirigeants d’entreprise peuvent adapter cette méthode en regroupant le travail par domaine, par exemple le service client, les fournisseurs ou les opérations. Consultez la méthode de planification pour les dirigeants de petites entreprises.
Faites le point sur les changements avant de terminer la journée
Vérifiez quels engagements ont été tenus, quelles tâches demandent une nouvelle action et quelles validations ou réponses sont en attente. Replanifiez le travail en fonction du temps disponible, en choisissant ce qui mérite vraiment de passer au lendemain.
Le rituel de fin de journée de Juno prévoit un moment pour ce bilan. Si vous gérez beaucoup de campagnes, consultez le guide de planification pour les indépendants en marketing.
Pour combien de clients dois-je travailler chaque jour ?
Le nombre dépend des échéances, du temps disponible sans interruption et de l’effort nécessaire pour passer d’un dossier à l’autre. Certains jours, un gros livrable suffit. D’autres jours, plusieurs relances courtes trouvent leur place.