如何整理分散在邮件、日历和客户工具里的任务

你收到了一封请求邮件，有位客户在 Asana 里给你分配了一项任务，自己要跟进的事则记在 Todoist 里。与这三件事都有关的会议在日历里。每个工具只存着一部分信息，所以每次想决定下一步做什么，都得把它们再看一遍。

可以找一个固定的地方决定时间该花在哪里。客户和协作者可以继续用他们的工具，你也能制定自己的日计划。

把收到的信息和自己要做的事分开

收件箱里有消息和更新。计划里放的是你决定要做的事。如果收到的每条信息都变成任务，别人的通知就会左右你的优先级。

逐项看看需要怎样处理。

• 快速回复或归档。
• 记成一项需要花时间处理的具体任务。
• 事情还没准备好或不紧急，留待以后再看。
• 无需你处理。

对话和项目共享信息留在原来的工具里。你的日计划记录下一步要做什么，以及你准备花多少时间。

梳理工作从哪些地方进来

列出经常带来工作安排的邮箱账号、日历和任务工具。先从每个工作日都会看的那些开始。规划明天，用现有的常用工具就可以起步。

Juno 支持连接 Gmail、Outlook、Asana 和 Todoist 等服务。各服务支持的操作不同，可以看集成功能概览，找出适合自己工作方式的功能。如果某个来源没有合适的集成，就手动记下要跟进的事，并附上原始消息或任务的参考信息。

日历事件已经占用了时间。邮件和外部任务可能会带来新的工作。可以一起规划，同时分清哪些事项已经有了固定时段。

把请求变成可以完成的下一步

比如客户发来邮件问：“通话前能帮忙看看落地页改了哪些地方吗？”读完邮件只是第一步。可以把任务写成“审阅落地页并发送三条建议”，在通话前留出预计需要的 45 分钟。

在 Juno 里可以这样做。

1. 在已连接服务的视图中打开邮件或外部任务。
2. 查看详情，决定自己是否需要花时间处理。
3. 把该事项作为关联任务加入计划。服务支持时，也可以拖到日计划中。
4. 写清楚下一步并估算用时。
5. 看看这项任务能不能排进日历已有安排之间。

收件箱和集成指南介绍了可用的操作方式。部分服务还支持回复、归档或更新状态。打开已连接服务的视图，查看它具体提供哪些操作。

一件事只安排一个下一步

同一个请求可能出现在邮件、项目管理工具和会议记录中。新建任务前，先看看是不是已经记下了下一步。需要时，把相关的参考信息放在一起。

规划自己的工作和更新团队共享的工具是两回事。如果客户希望你在他们的项目工具里更新状态，确认那里已经显示了最新状态。关联任务后，各个字段和操作能否自动同步，取决于服务支持的功能。

固定几个时间查看工具

按你答应客户的响应时限来选查看时间。例如，可以在规划当天工作之前、完成一段专注工作之后和收工前查看。如果业务要求更快回复，就缩短查看间隔，并把这段时间算进计划。

这样可以减少因为担心漏掉承诺而反复打开工具的情况。把任务放在容易看到的位置，用标签区分客户或职责，规划时再回顾待办清单。

用可行的日计划方法给已记录的任务安排时间。多客户工作指南介绍如何应对重叠的截止日期，自由职业营销人员的规划方法则把同样的思路用在营销活动和审批上。

离开办公桌也能查看计划

在网页、iOS 和 Android 上都可以用 Juno 查看计划。离线时可以读取和编辑任务，重新联网后会同步更改。接收新邮件、刷新日历和首次登录需要联网。已缓存的日历事件反映的是上次成功同步时的情况。

离线时可以使用哪些数据，请参阅离线使用指南。

客户也需要用 Juno 吗？

你可以自己做计划，客户继续使用原有工具。连接你有权限访问且受支持的账号，再规划自己要做的事。

所有新事项都要排进今天吗？

把答应要做的事记下来，确保之后找得到。再按照优先级和可用时间，挑出今天要处理的任务。

在 Juno 里集中安排明天的工作。如果你负责整个业务，可以看看面向小企业主的规划方法。