이메일, 캘린더, 고객 도구에 흩어진 작업을 정리하는 방법

이메일로 요청이 들어와요. 고객은 Asana에서 작업을 배정해요. 내가 나중에 확인할 일은 Todoist에 있고, 이 세 가지와 관련된 회의는 캘린더에 있어요. 도구마다 정보가 조금씩 나뉘어 있어서 다음에 할 일을 고르려면 모든 도구를 다시 확인해야 해요.

어디에 시간을 쓸지 한곳에서 확실하게 정하는 것이 목표예요. 고객과 협업자는 쓰던 도구를 계속 쓰고, 나는 내 하루 계획을 세울 수 있어요.

들어오는 정보와 내가 맡은 일을 구분하세요

받은편지함에는 메시지와 업데이트가 들어와요. 계획에는 내가 하기로 정한 작업을 넣어요. 들어오는 모든 내용을 작업으로 만들면 다른 사람이 보낸 알림이 내 우선순위를 좌우하게 돼요.

항목마다 어떤 대응이 필요한지 정하세요.

• 짧게 답장하거나 보관해요.
• 시간을 내서 할 구체적인 작업으로 만들어요.
• 아직 준비가 안 됐거나 급하지 않다면 나중에 검토해요.
• 내가 처리할 일이 없다면 그대로 둬요.

대화와 팀이 공유하는 프로젝트 정보는 원래 도구에 두세요. 하루 계획에는 다음 행동과 그 일에 쓸 시간을 적으세요.

어떤 도구에서 일이 들어오는지 확인하세요

정기적으로 일이 생기는 이메일 계정, 캘린더, 작업 도구를 적어 보세요. 일하는 날에 실제로 확인하는 도구부터 시작하세요. 내일을 준비할 때는 평소에 쓰는 도구만으로도 시작할 수 있어요.

Juno에는 Gmail, Outlook, Asana, Todoist 같은 서비스를 연결할 수 있어요. 가능한 작업은 서비스마다 달라요. 내 업무에 맞는 기능은 연동 기능 소개에서 확인하세요. 적합한 연동이 없다면 다음 행동을 직접 적고 원래 메시지나 작업을 찾아갈 수 있도록 참고 정보를 남기세요.

캘린더 이벤트는 이미 시간이 잡힌 일정이에요. 이메일과 외부 작업은 앞으로 할 일이 될 수 있어요. 하나의 계획에서 함께 보되, 이미 시간이 정해져 있는지 구분하세요.

요청을 끝낼 수 있는 다음 행동으로 바꾸세요

고객이 이메일로 ‘통화 전에 랜딩 페이지 변경 사항을 봐 주실 수 있나요?’라고 물었다고 해 보세요. 이메일을 읽어도 요청을 처리한 것은 아니에요. ‘랜딩 페이지를 검토하고 개선 제안 세 가지 보내기’라고 작업을 적고, 통화 전에 45분을 잡아 둘 수 있어요.

Juno에서는 이렇게 해 보세요.

1. 연결한 서비스 화면에서 이메일이나 외부 작업을 여세요.
2. 세부 내용을 보고 시간을 들여 처리할지 정하세요.
3. 원래 항목과 연결된 작업으로 계획에 추가하세요. 지원하는 도구라면 하루 계획에 끌어다 놓을 수도 있어요.
4. 다음에 할 행동을 구체적으로 적고 소요 시간을 예상하세요.
5. 캘린더에 이미 잡힌 일정 사이에 들어갈 수 있는지 확인하세요.

받은편지함과 연동 기능 가이드에서 이용할 수 있는 방법을 확인하세요. 일부 서비스에서는 답장, 보관, 상태 업데이트도 할 수 있어요. 서비스별로 연결된 화면에 어떤 기능이 있는지 확인하세요.

맡은 일 하나에 다음 행동도 하나만 적으세요

같은 요청이 이메일, 프로젝트 도구, 회의 메모에 모두 나올 수 있어요. 새 작업을 만들기 전에 이미 다음 행동을 적어 두었는지 확인하세요. 필요하면 관련 항목의 참조를 한곳에 모으세요.

내 일을 계획하는 것과 팀에서 공유하는 도구를 업데이트하는 건 서로 다른 일이에요. 고객이 프로젝트 도구에서 상태 업데이트를 기다린다면 그곳에 반영됐는지 확인하세요. 작업을 연결해도 모든 항목이나 행동이 자동으로 동기화되지는 않아요.

도구를 확인할 시간을 정해 두세요

고객에게 얼마나 빨리 답해야 하는지에 맞춰 도구를 확인하는 시간을 정하세요. 예를 들어 하루를 계획하기 전, 집중해서 일한 뒤, 일을 마치기 전에 확인할 수 있어요. 빠른 답변이 필요한 업무라면 더 짧은 간격으로 확인하고 그 시간도 계획에 넣으세요.

맡은 일을 기록했는지 불안해서 도구를 계속 열어보는 일을 줄여 보세요. 작업은 쉽게 확인할 수 있게 두고, 고객이나 업무별로 태그를 붙이세요. 계획을 세울 때는 아직 일정을 잡지 않은 작업 목록도 확인하세요.

기록한 작업에 시간을 배정하려면 현실적인 하루 계획을 세우는 방법을 참고하세요. 여러 고객의 작업을 관리하는 가이드에서는 마감이 겹칠 때를 다뤄요. 프리랜서 마케터를 위한 계획 방법에서는 이를 캠페인과 승인 작업에 적용해요.

자리를 비울 때도 계획을 쓸 수 있게 하세요

웹, iOS, Android에서 Juno로 계획을 확인할 수 있어요. 오프라인에서도 작업을 읽고 수정할 수 있고, 다시 연결하면 변경 사항이 동기화돼요. 새 이메일을 받고 캘린더를 새로고침하거나 처음 로그인할 때는 인터넷이 필요해요. 저장된 캘린더 이벤트는 마지막으로 동기화에 성공했을 때의 내용을 보여 줘요.

연결이 끊겼을 때 어떤 데이터를 볼 수 있는지는 오프라인 사용 가이드를 참고하세요.

고객도 Juno를 써야 하나요?

고객은 쓰던 도구를 계속 쓸 수 있어요. 내가 접근할 수 있고 연동이 지원되는 계정을 연결해, 내가 맡은 일을 계획하세요.

들어오는 모든 항목을 오늘 계획에 넣어야 하나요?

맡은 일은 나중에 찾을 수 있게 기록하세요. 그런 다음 우선순위와 쓸 수 있는 시간에 맞춰 오늘 할 일을 고르세요.

Juno에서 내일 할 일을 한곳에 모아 보세요. 사업 전체를 운영한다면 소규모 사업자를 위한 계획 방법도 살펴보세요.